Lisää houkuttelevuutta
Monitilatoimistot koostuvat monenlaisista tiloista, jotka on suunniteltu erityyppisiin tehtäviin. On hiljaisia nurkkauksia ja yhteisiä tiloja. Näin siis on alun perin ainakin ajateltu. Toteutus on usein vaatimattomampi.
– Suurin osa uusista toimistoista on käytännössä katsoen avokonttoreita, joissa on kiva sohvaryhmä. Moni miettiikin, missä on turvallisempaa työskennellä: toimistossa vai kotona, Sucksdorff toteaa.
Tämä murtaa ajattelua. Jos oma koti onkin turvallisempi paikka, niin mitä toimisto sitten tarjoaa? Työkavereita, lounaan? Minkä vuoksi sinne olisi kiva mennä?
Sitä on pohtinut myös Tengbomin ruotsalainen emofirma. Ruotsalaiskollegojen tekemien havaintojen mukaan toimistoilla tulisi olla samoja houkuttelevuuskoukkuja kuin esimerkiksi kahviloilla, joissa monet ihmiset ovat tottuneet työskentelemään – oman lempibaristan häärätessä taka-alalla.
Ruoka ja juoma – yhteinen ruokailu saman pöydän ääressä – ovat tulevaisuuden vetonaula. Kun ennen toimistosta lähdettiin ulos lounaalle, vastaisuudessa toimitaan päinvastoin: toimistoon lähdetään lounaalle. Jos laadukasta murkinaa ei ole tarjolla omasta takaa, sopivaa lounaspaikkaa voi etsiä toimiston ympäristöstä, jossa tarjonta on yleensä runsaampaa kuin kotikulmilla, saati omassa keittiössä. Ylös on noustava ja paikkaa vaihdettava aika ajoin.
– Vastapaino on tärkeää. Se piristää työntekoa ja koko elämää, Laaksonen sanoo.
Selväksi houkuttelevuustekijäksi on noussut myös työpaikan sijainti.
– Jo nyt näkee, mikä rooli sijainnilla ja hyvillä liikenneyhteyksillä on. Työpaikalle pitää päästä helposti. Periferia on hankala paikka, jos sinne pääsee vain yksityisautolla, Sucksdorff toteaa.
Enemmän erillisiä tiloja
Tilavuokra on monille yrityksille merkittävä menoerä, ja moni aprikoikin, voisiko toimistotiloja pienentää. Ennen työntekijää kohti laskettiin 20 neliömetriä, mutta viime vuosina määrä on laskenut siitä puoleen.
– Toimistolla on tyypillisesti korkeintaan 80 prosenttia henkilöstöstä, loput ovat esimerkiksi asiakastapaamisssa. Ja nyt kun moni tekee töitä kotoa, houkutus on iso vähentää työpisteiden määrää entisestään, jolloin tulee vieläkin ahtaampaa. Tosiasiassa tarvitsemme enemmän tiloja, kun ihmiset palaavat töihin, toimitusjohtaja visioi.
Suunnittelujohtaja on samaa mieltä: maksimaalisen tiiviiseen toimistoon ei ole enää paluuta.
– Kommunikaatiota tulee olemaan toimiston sisällä ja entistä enemmän toimistosta ulospäin. Näkisin, että avotilat tullaan jäsentelemään pienemmiksi ryhmiksi, on vetäytymistiloja ja ryhmätiloja. Teams-kokouksille ja vastaaville on oltava sellaisia tiloja, etteivät ne häiritse muita, Laaksonen luettelee.
Tengbom joutuu tekemään uudelleenjärjestelyjä ensitöikseen omassa toimistossaan. Jo nyt esimerkiksi ovella suljettavat tilat ovat koko ajan varattuina.
Uutta ovat niin sanotut hybriditilat, joissa osa henkilöstöstä on läsnä paikan päällä ja osa etänä digitaalisen teknologian välityksellä. Vuorovaikutuksen tarve ei ole kadonnut: jo nyt jotkut saattavat pitää etätöissä Teams-sovellusta auki monta tuntia päivässä saadakseen työn tuoksinassa mahdollisuuden esittää kysymyksiä kollegoilleen.
Teknologiasta on hyötyä myös toimistojen käyttöasteen maksimoimisessa. Kun työntekijä haluaa palata toimistolle tavatakseen kollegansa, hänen täytyy varmistaa, että kyseinen kollega on todella paikalla.
– Teknologian avulla voidaan mahdollistaa kohtaamiset ja varmistua esimerkiksi käytettävissä olevista tiloista. Melutaso ja etenkin ilmanlaatu kiinnostavat, sillä ne vaikuttavat terveyteen ja hyvinvointiin. Kännykästä voidaan tarkastaa, missä on vaikkapa vapaa neukkari ja vapautuiko se viisi minuuttia vai kaksi tuntia sitten, Sucksdorff kuvailee.