Lyhyesti: Lehdistötiedote on tiedotusvälineille lähetettävä teksti, joka on tarkoitettu julkaistavaksi uutisena; sen kehitti Ivy Lee.
Osaava App on monikanavainen, pilvipalveluna toimiva poikkeustilanneviestintäjärjestelmä.
TEKSTI | TUOMAS I. LEHTONEN KUVA | ADOBE STOCK
Maailmaa ravisuttanut koronapandemia ja Venäjän hyökkäyssota Ukrainaan ovat saaneet suomalaiset organisaatiot varautumaan riskiskenaarioiden toteutumiseen paremmin. Monet yritykset ovat alkaneet pohtia, miten ne voisivat tehostaa viestintäänsä poikkeustilanteissa.
Osaava App Oy suomalainen kriisiviestintäjärjestelmiin erikoistunut henkilöstönsä omistama yritys, joka on perustettu vuonna 2007. Yhtiön kehittämä Osaava-poikkeustilanneviestintäjärjestelmä tarjoaa kokonaisvaltaisen työkalupaletin juuri lukuisia eri poikkeus- ja kriisitilanteita varten. Järjestelmän tarjoamia keskeisiä toimintoja ovat ryhmäpuhelut, massaviestit sekä niiden aktivoimiseen ja hallinnointiin liittyvät palvelut.
– Erilaisten uhkatilanteiden määrä on kasvanut Suomessa olennaisesti. Toisaalta myös tiedonvälityksen nopeutuminen vaatii organisaatioilta aiempaa nopeampaa reagointia poikkeustilanteissa. Osaavalla organisaatiot voivat kohdistaa viestintää eri kohderyhmilleen nopeasti, luotettavasti ja luottamuksellisesti, Osaava App:n toimitusjohtaja Janne Murtomäki kertoo.
Soveltuu niin julkisille kuin yksityisille organisaatioille
Murtomäen mukaan Osaava soveltuu erilaisten organisaatioiden, kuten teollisuusyritysten, kuntien ja oppilaitosten sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden, käyttöön. Osaavan toiminta on kattavasti räätälöitävissä. Käyttäjätiedot ovat synkronoitavissa asiakkaan omista taustajärjestelmistä Osaavaan usealla eri tavalla, esimerkiksi Microsoftin AzureAD:sta. Käyttäjien paikallaolotieto saadaan esimerkiksi kulunvalvontajärjestelmästä, jolloin viestintää voidaan kohdentaa paikalla oleville
käyttäjille.
Eri kohderyhmät tavoitetaan viiveettömästi.
– Osaavalla organisaatiot voivat viestiä uhka- tai vaaratilanteista, vaikkapa palohälytyksistä tai pihan liukkaudesta, tietyn kiinteistön alueella oleville henkilöille. Järjestelmäämme voidaan lisätä myös henkilökohtaisia, sisäpaikantavia hätäkutsupainikkeita, joiden avulla työntekijät voivat kutsua apua uhka- tai onnettomuustilanteissa. Asiakkainamme olevat terveydenhuollon asiakkaat ovat puolestaan kutsuneet järjestelmän avulla vapaalla olevaa henkilökuntaa töihin, kun esimerkiksi valmiutta on ollut tarpeen nostaa, Murtomäki kertoo.
Tarkasti kohdennettavissa
Osaava hyödyntää useita erilaisia viestintäkanavia. Mobiilisovelluksen, ryhmäpuheluiden sekä tekstiviestien ja sähköpostien ohella viestejä voidaan lähettää vastaanottajien työasemille tai vaikkapa infonäytöille. Osaavalla voidaan viestiä myös viranomaisten käyttämässä Virve-verkossa.
– Osaavan käyttöönotto on helppoa, sillä uusia laitehankintoja ja -asennuksia ei tarvita. Käyttöönoton jälkeen organisaation poikkeustilanteiden hallinta helpottuu olennaisesti, sillä viestintää voidaan automatisoida ja eri kohderyhmät tavoitetaan viiveettömästi ennalta määriteltyjen kanavien kautta. Teknologiaintegraatioiden ansiosta organisaation johto ja turvallisuudesta vastaavat henkilöt saavat kattavasti informaatiota, mikä helpottaa tilannekuvan muodostamista.
Tiedottamisen perusteet
Tiedotteet ovat osa organisaation ulkoista viestintää. Nykyään ne lähetetään useimmiten sähköpostilla, ja jakelun voi hoitaa myös uutistoimisto tai tiedotepalvelu. Hyvä tiedote kertoo tärkeimmän heti otsikossa ja ingressissä.
Mitä toimittaja tiedotteelta odottaa
Vastaa heti alussa kysymyksiin mitä, kuka, missä, milloin, miksi ja miten. Liitä mukaan valmis lainaus, kuva tai linkki kuvapankkiin käyttöoikeuksineen sekä yhteyshenkilö, joka on oikeasti tavoitettavissa. Suomalaisissa toimituksissa noudatetaan Journalistin ohjeita, joita valvoo Julkisen sanan neuvosto: toimittaja tarkistaa tiedot ja pitää journalistisen päätösvallan itsellään, joten tiedote on lähtökohta eikä valmis juttu. Viestinnän ammattilaisten järjestö ProComin visio on maailman vastuullisin viestintäkulttuuri, ja vastuullisuus tekee myös tiedotteesta uskottavan. Julkaise tiedote myös omalla verkkosivullasi, jotta se löytyy hakukoneista.
Seuranta
Seuraa, missä tiedote julkaistiin ja millaista keskustelua se herätti. Älä soita toimituksiin kysymään julkaisusta, mutta tarjoa lisätietoa tai haastattelua, jos asiassa on uusi kulma. Kokoa tulokset ja opi, millaiset aiheet ja otsikot toimivat.
Hyvän ingressin esimerkki
Heikko: ”Yritys X on ylpeä voidessaan kertoa uudesta innovatiivisesta palvelustaan.” Parempi: ”Kuopiolainen yritys X avaa maanantaina palvelun, jolla taloyhtiöt voivat seurata energiankulutustaan reaaliajassa.” Jälkimmäinen kertoo heti, mitä, missä ja milloin – juuri sen, mitä toimittaja tarvitsee.
Kuvat ja liitteet
Liitä tiedotteeseen laadukas kuva tai linkki kuvapankkiin ja kerro kuvaajan nimi sekä käyttöoikeudet. Älä lähetä suuria liitteitä sähköpostilla, vaan linkitä ne. Linkitä myös taustamateriaali, kuten faktalaatikko tai aiempi tutkimus, jotta toimittaja saa kaiken tarvitsemansa helposti.
Hyvä tiedote säästää toimittajan aikaa.