Huoneistotietojärjestelmään kootaan tiedot osakehuoneistoista sekä niiden omistajista ja panttauksista. Järjestelmän tärkeimpiä tavoitteita ovat tiedonsaannin parantaminen sekä asuntokaupan sujuvoittaminen.
Uudet taloyhtiöt ovat perustamisestaan lähtien huoneistotietojärjestelmässä. Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden tiedot eivät siirry rekisteriin automaattisesti, ja nyt käynnissä onkin tietojen kerääminen. Vanhoja taloyhtiöitä on Suomessa noin 90 000.
– Tietojen kerääminen on suuri urakka. On tärkeää hahmottaa, että vanhojen taloyhtiöiden tiedot siirretään huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiön pitää siirtää osakeluettelo Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi vuoden 2023 loppuun mennessä, kertoo Maanmittauslaitoksen kirjaamisprosessin johtaja Janne Murtoniemi.
Toisessa vaiheessa, eli sen jälkeen kun osakeluettelo on siirretty, osakkeenomistaja voi hakea sähköistä omistajamerkintää. Hakemukseen on liitettävä alkuperäinen, paperinen osakekirja, jonka Maanmittauslaitos mitätöi. Omistuksen rekisteröintiä on haettava kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta, mutta rekisteröinti on pakollista jo aiemmin, jos osakehuoneisto vaihtaa omistajaa.
– Mitä nopeammin taloyhtiöt ja osakkaat toimivat, sitä nopeammin saamme huoneistotietojärjestelmän hyödyt koko yhteiskunnan käyttöön, kiteyttää Murtoniemi.
Siirto on taloyhtiön etu
Espoon Tontunmäessä sijaitsevan taloyhtiön isännöitsijä Isto Kallio siirsi yhtiön osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään tammikuussa. Kallion taloyhtiö on pieni kolmen huoneiston yhtiö, jonka isännöintiä hän on hoitanut omatoimisesti. Hän luki huoneistotietojärjestelmästä ensimmäistä kertaa Taloustaito-lehdestä.
– Otin asian yhtiökokouksessa puheeksi, ja siitä se ajatus sitten vähitellen lähti, Kallio taustoittaa.
Ennen osakeluettelon siirtoa taloyhtiön hallitus teki siirrosta päätöksen. Muuta ei Kallion mukaan oikeastaan tarvinnut tehdä, koska taloyhtiön osakeluettelo ja tiedot kaupparekisterissä olivat jo valmiiksi ajan tasalla.
Osakeluettelon osalta muutoksia ei ole taloyhtiössä paljoa ollutkaan, sillä kaikki osakkaat ovat olleet pitkäaikaisia, Kallio itse mukaan lukien. Hän on asunut kyseisessä taloyhtiössä jo 25 vuotta.
Kallio listaa monia syitä sille, miksi Tontunmäen taloyhtiö päätti siirtää osakeluettelon. Yhtenä tärkeimpänä syynä hän mainitsee osakeluettelon ylläpidon ja saantojen rekisteröinnin.
– On mielestäni taloyhtiön etu, että voimme siirtää tietojen ylläpidon luotettavalle taholle eli viranomaiselle. Osakeluettelo on kuitenkin virallinen dokumentti ja taloyhtiö on vastuussa siitä, että kaikki on kunnossa. Isoillekin yhtiöille osakeluettelon siirto varmaankin tuo säästöjä, kun isännöintitoimistoilta putoaa osakeluettelon päivittäminen pois tehtävälistalta.
Toisaalta Kallio myös viittaa hyötyihin, joita saadaan sen jälkeen, kun osakkeenomistajat rekisteröivät omistuksensa sähköiseksi: osakehuoneistoja on esimerkiksi helpompi käyttää lainan vakuutena eikä ole enää pelkoa paperisen osakekirjan katoamisesta.