Nykyajan tapahtumissa teknologiaa voidaan käyttää esimerkiksi verkostoitumiseen. Kuva Tapahtumallinen.
Yritysratkaisut

Digiaikana aidon kohtaamisen merkitys kasvaa

Kohtaamisten merkitys korostuu digiaikana, jolloin arkityössä kasvokkain kohtaamiset ovat harventuneet. Onnistunut tapahtuma on yhteisten elämysten kenttä sekä kohtaamispaikka, joka jättää osallistujille hyvän mielen pitkäksi aikaa.

Teksti Outi Rantala

Kohtaamisilla on oma korvaamaton roolinsa suhdetoiminnassa. Huolellisesti järjestetty juhla on mille tahansa yritykselle hyvä tapa kiittää asiakkaita, sidosryhmiä ja henkilökuntaa. Yritys voi myös esimerkiksi kutsua joukon ihmisiä tutustumaan uuteen tuotteeseen tai palveluun. Juhlien tai muiden tapahtumien järjestäminen vaatii kuitenkin ponnistuksia, joita varten on olemassa ammattilaisia.

– Voimme järjestää koko tapahtuman täysin alusta loppuun tai hoitaa vain jotkin osa-alueet. Olemme aina mielellämme yrityksen oman henkilöstön tukena ja apuna. Meille melkein mikään ei ole mahdotonta, ja paineen alla olemme parhaimmillamme, vakuuttaa Tapahtumallinen Oy:n toimitusjohtaja Sanni Rostedt.

Rostedtin johtama turkulaisyritys on kuusivuotias, mutta noin 15 hengen tiimistä löytyy kokemusta paljon pidemmältä ajalta. Yritys täydentää tarvittaessa omaa henkilöstöään ammattitaitoisilla freelancereilla.

– Puolet asiakkaistamme on pääkaupunkiseudulla, mutta toteutamme tapahtumia missä päin Suomea tahansa. Muun Suomen tapahtumista suuri osa on Turun seudulla, missä toimistommekin sijaitsee.

Tapahtuman tuottaminen on ongelmanratkaisua parhaimmillaan.

– Ammattilaisemme ovat mestareita ongelmanratkaisussa ja pystyvät tiukoissakin tilanteissa johtamaan järjestelyt parhaaseen lopputulokseen. On muistettava, että hyvin suunniteltu tapahtumakaan harvoin välttyy yllätyksiltä.

Tapahtumissa kohdataan aidosti

Digitaalisuus on edistystä, jonka yhtenä kääntöpuolena on, että ihmiset ovat suuren osan arjesta tekemisissä sähköisten viestimien välityksellä ja kohtaamiset kasvokkain käyvät harvinaisemmiksi. Siksi tapahtumia tarvitaankin edelleen aitojen kohtaamisten mahdollistamiseksi.

Toisaalta digitaalisuuden etuna on se, että digitekniikkaa voidaan hyödyntää tapahtumien järjestämisessä. Käytettävissä on uusia innovaatioita, kuten esimerkiksi erilaisia kutsujärjestelmiä ja verkostoitumista edistäviä työkaluja.

– Esimerkiksi asiakkaidemme tarpeisiin kehitetty sovellus mahdollistaa muun muassa pelillisen ilmoittautumisen, jossa osallistuja voi ilmoittautumisen lisäksi vaikuttaa tapahtuman ohjelmaan ja muuhun sisältöön, kuten tarjoiluihin. Näin voidaan saada osallistujamäärää suuremmaksi, kun ihmiset ovat saaneet etukäteen olla rakentamassa tilaisuuden sisältöä itse, Rostedt kertoo.

Kolme ohjaavaa tekijää

Tapahtuman järjestäjän on jo alkuvaiheessa hyvä määritellä tapahtuman tavoite ja budjetti, jotta tapahtuma voidaan suunnitella heti oikeassa mittakaavassa.

– Kun resurssien määrä on selvillä, tiedämme toteutetaanko esimerkiksi sirkus -teema yhden pellen voimin vai tuodaanko paikalle peräti kokonainen sirkusteltta.

Tapahtuman järjestämisessä on kolme ohjaavaa tekijää: laatu, aika ja raha. Rostedt antaa ohjenuoraksi valita niistä kaksi. Laatua saadaan pienelläkin budjetilla, jos aikaa suunnitteluun on tarpeeksi. Kiire nostaa usein hintaa, koska edullisimmat vaihtoehdot eivät välttämättä ole pikaisella aikataululla saatavissa.

– Laadusta ei kannata tinkiä, mieluummin järjestetään yksi kunnon tilaisuus vuodessa, joka jää positiivisesti osallistujien mieliin. Yhdessä koettu elämys pysyy puheenaiheena pitkään, Rostedt lopettaa.

You Might Also Like