Helpotusta töiden ja tiedon hallintaan

Helpotusta töiden ja tiedon hallintaan

Eners Oy:n toimitusjohtaja Timo Konttinen kertoo, että yrityksen kiinteistötietojärjestelmän avulla omistajat saavat helposti ajantasaisaista tietoa kiinteistöjen kunnosta.

Helpotusta töiden ja tiedon hallintaan

Kunnollinen ja oikea-aikainen ylläpito säilyttää kiinteistön arvon sekä säästää korjauskustannuksissa. Eners Oy:n selainkäyttöinen kiinteistötietojärjestelmä on nykyaikainen huoltokirja.

Teksti Jarmo Seppälä  Kuva Iita Sillanpää

Eners Oy:n kiinteistöjen tietojärjestelmä, tutummin sähköinen huoltokirja, on ymmärrettävä ja helppolukuinen, ja tiedon syöttäminen siihen on helppoa.

Eners Oy käy yhdessä asiakkaan kanssa kohdekierroksilla, jolloin laaditaan oikeasisältöiset huolto-ohjelmat jokaiselle kohteelle. Samalla havainnoidaan mahdolliset korjaustoimet ja koulutetaan mukana oleva henkilöstö, Eners Oy:n toimitusjohtaja ja kiinteistötietojärjestelmän kehityksestä vastaava Timo Konttinen kertoo.

Järjestelmä toimii vaivattomasti myös mobiililaitteilla, joten esimerkiksi ylläpidon kannalta tärkeitä teknisiä piirustuksia voi katsella kohteessa tabletilla.

Sähköinen huoltokirja

  • Selainkäyttöinen kiinteistöjen ylläpitojärjestelmä, josta löytyy oikeat palaset ylläpidon tehokkaaseen hallintaan.
  • Järjestelmä on suunniteltu kiinteistön tarpeisiin ja se sisältää työkalut töiden ja tiedon hallintaan sekä raportointiin.
  • Kiinteistön tiedot ja historia tallentuvat järjestelmään. Tiedot syötetään heti työsuorituksen jälkeen, jolloin tilaukset ja havainnot saadaan niitä tarvitseville.

Ajantasaista informaatiota

Töiden ja tiedon hallinta sekä raportointi helpottuvat ja tarkentuvat merkittävästi järjestelmän avulla. Tieto syötetään kohteessa heti työsuorituksen jälkeen, jolloin työtilaukset ja havainnot saadaan heti niitä tarvitseville.

– Käytettävyyden ansiosta kiinteistönhoitajat ovat omaksuneet järjestelmän osaksi päivittäistä toimintaa ja huomanneet kirjatun tiedon hyödyt ongelmia selvitettäessä.

Huollon työmääräys tulee järjestelmän kautta, ja määräys kuitataan. Näin nähdään koko ajan, missä tilassa tilaus on ja mitä on tehty, ja työn etenemistä voidaan seurata. Huoltotieto voidaan toimittaa myös esimerkiksi taloyhtiön asukkaille.

– Muistin varassa toimiminen ja keltaiset muistilaput eivät enää riitä nykypäivän menossa. Järjestelmään kirjatut tehtävät muistuttavat olemassaolostaan, vaikka haalarit käyttäisi välillä pesussa ja muistilaput löytyisivät nukkasihdistä, Konttinen naurahtaa.

Eners Oy:n järjestelmä on juuri kiinteistöjen ylläpidon tarpeisiin tarkoitettu, ja se toimii ilman riippuvuuksia muihin järjestelmiin. Järjestelmää toimitetaan eri puolille Suomea ja siitä hyötyvät esimerkiksi isännöitsijät, kiinteistönomistajat – kuten esimerkiksi vuokrataloyhtiöt – sekä huoltoyhtiöt. Muun muassa vuosiraporteissa ja myyntitilanteessa tarvitaan aina oikeat tiedot kiinteistöstä sekä kirjaukset suoritetuista ja tulevista korjauksista.

Järjestelmän avulla omistaja saa helposti kiinteistöstä raportit ja yhteenvedot, kuten energiatiedot sekä tilannetiedon huoltotyötehtävistä ja viranomaistarkastuksista.

Järjestelmät monimutkaistuvat ja silloin tarvitaan yhä enemmän ajantasaista tietoa. Myös vanhoista kiinteistöistä on saatava tiedot uusille huoltomiehille.

– Huoltojen avulla kiinteistöt pysyvät kunnossa. Kun käytetään sähköistä huoltokirjaa, tieto pysyy tallessa. Tämä helpottaa esimerkiksi laitetakuiden selvittelyä.

Kiinteistön huoltokirjan pitäisi olla kuten auton huoltokirjankin, eli kiinteistön oma. Silloin ei ole ongelmana huoltoliikkeen tai isännöitsijän vaihtuminen ohjelmineen.