Hallittu ja turvallinen paluu takaisin toimistolle

Hallittu ja turvallinen paluu takaisin toimistolle

Laiteratkaisuja kokonaispalveluna tarjoavan DESK Peaknetin palvelumyynnin johtaja Matti Väisänen, myyntipäällikkö Samuli Yrttimaa ja toimitusjohtaja Elmo Väisänen.

Hallittu ja turvallinen paluu takaisin toimistolle

Yrityksissä on pandemian myötä totuttu yhdistelemään toimisto- ja etätyötä. Hybridimallinen työtapa asettaa uudenlaisia vaatimuksia työympäristölle ja työkaluille.

Teksti Timo Hämäläinen  Kuva Juha Arvid Helminen

DESK Peaknet Oy:n toimitusjohtajana toimiva Elmo Väisänen haluaa kääntää yritysten johdon katseen aikaan, jolloin korona on rokotusten turvin selätetty ja paluu toimistoille on taas mahdollista.

– Monet asiakkaamme pohtivat parhaillaan strategiaa, kuinka paluu toimistolle saadaan sujumaan hallitusti. Aihe puhuttelee kaikkia yrityksen toiminnoista vastaavia päättäjiä ylintä johtoa myöten.

Väisänen huomauttaa, että työtapojen muutos vaikuttaa niin työtiloihin ja niiden käyttöasteeseen kuin tapoihin, joilla henkilöstö on yhteydessä keskenään ja asiakkaisiin. Microsoft Teamsin ja Google Meetin kaltaisten työkalujen käyttö neuvotteluihin ja asiakastapaamisiin on yrityksille jo arkipäivää. 

– Digitaalisia kanavia käytetään yhteydenpitoon varmasti myös jatkossa aiempaa  enemmän. Muutos on niin suuri, että johdon pitää varmistaa, että yrityksellä on käytössä hybridimalliseen työntekoon tarvittavat laitteet, ratkaisut ja palvelut.

Palvelut kuukausimaksulla

DESK on vuonna 2014 perustettu kotimainen työntekijöidensä omistama yritys. Yhtiö tarjoaa toimivien tilojen ja tehokkaiden kokousten laiteratkaisut kokonaispalveluna.

– Palveluihin kuuluvat niin laitteiden ja järjestelmien suunnittelu, asennus, ylläpito kuin huoltokin. Ajatuksena on, että yritys saa yhdestä paikasta kaikki tarvitsemansa välineet ja kalusteet toimistotiloihin sekä kotitoimistoihin.

DESK toimittaa laitteet avaimet käteen -periaatteella, jolloin yritys voi keskittyä liiketoimintaansa. 

– Tekniset ratkaisut, niiden suunnittelu ja hankinta kaatuvat yleensä yrityksen IT-henkilöstön kontolle. Tämä on usein heille ylimääräinen työ, joka vaatii paneutumista erilaisiin vaihtoehtoihin. Heidän kumppaninaan suunnittelemme tarpeen mukaiset järjestelmät ja helpotamme hankintapäätösten tekoa.

Kokonaispalveluidean mukaisesti DESK on järjestänyt palveluiden hankinnoille vaihtoehtoisia rahoitusmalleja. Sitä varten se tekee yhteistyötä GRENKEn kanssa, joka kuuluu GRENKE AG -konserniin.

– Sen sijaan, että yritys sitoisi pääomaa DESKin toimittamiin laitteisiin ja palveluihin, se voi hankkia ne käyttöönsä helposti budjetoitavalla kuukausiveloituksella. Palvelusopimuksen pituus vaihtelee vuodesta viiteen vuoteen. Sopimus kattaa laitteet ja kaikki palvelut ylläpitoa ja huoltoa myöten, kertoo myyntipäällikkö Peter Sandell GRENKEltä. 

Laitehallinnan ulkoistaminen

  • Ulkoistamalla AV-laitteiden ylläpidon, vastuu laitteiden toiminnasta siirtyy asiantuntijoiden käsiin.
  • Neuvottelutilojen tekniikka on tällöin standardoitu ja dokumentoitu.
  • Yrityksen resursseja vapautuu muihin tehtäviin.

Vierailijat hallintaan

Viime vuonna DESK laajensi valikoimaansa vierailijanhallinta- ja tilanvarausjärjestelmiin. Tilanvarausjärjestelmän kautta henkilöstö voi varata tiloja käyttöönsä. Järjestelmä kertoo myös toimipisteen parkkipaikkatilanteen.

Perinteisesti vierailijat ja työntekijät kohtaavat toimistotiloihin tullessaan ensimmäiseksi aulapalveluhenkilön. Käytäntö on paikoin saanut rinnalleen ilmoittautumisautomaatit. Järjestelmä tarkistaa vierailijan kulkuoikeuden, tulostaa vierailijakortin ja ilmoittaa vastaanottajalle vierailijan saapumisesta. Lisäksi järjestelmä pyytää vierailijan joko odottamaan aulatiloissa tai ohjaa hänet oikeaan suuntaan. Lisäohjeita saa reitin varrelle sijoitetuista infotauluista.

Kun etätyö lisääntyy, työskentely toimistolla vähenee. Lisäksi monille voi riittää työpiste toimistohuoneen sijasta. Tätä muutosta voidaan seurata toimitiloihin asennettavien sensorien avulla. Näissä ratkaisuissa DESK hyödyntää älykästä ALSOn AllThingsTalk IoT -palvelualustaa.

– Sensoreilla mitataan tilojen käyttöastetta ja käyttäjämääriä. Data auttaa yritystä tekemään toimitiloihin liittyviä päätöksiä, kuten vähentämään kokonaistilaa tai tekemään muutoksia huonejakoon, avaa ALSOn IoT -liiketoiminnasta vastaava johtaja Tero Blomqvist.

Huoneisiin voidaan asentaa myös   olosuhteita, kuten lämpötilaa, valaistusta, meluisuutta ja hiilidioksidimääriä, mittaavia antureita.