Gredi Oy:n toimitusjohtaja Risto Pasasen mukaan digiviisaat yritykset hyödyntävät jo digitalisaation mahdollisuuksia ja näyttävät muille mallia. Kuva Aleksi Palmqvist.
Digitalisaatio

Digiviisaus kasvuun aineistonhallinnalla

Yritykset omistavat valtavasti digitaalista aineistoa, mutta eivät aina digiviisautta. Arki helpottuu ja aikaa säästyy, kun älykäs aineistonhallinta, tehokas brändihallinta sekä automatisoitu integraatio otetaan strategisesti käyttöön. 

Teksti Antti J. Lagus

Kaikenkokoisilla yrityksillä on tavattomasti tietoa, mutta usein ei olla perillä siitä, missä tarvittava tieto sijaitsee. Kun pitäisi esimerkiksi tehdä koordinoitua markkinointia tai viestintää, voi käydä niin, että samat asiat tehdään moneen kertaan. 

Kun lähdetään kehittämään digitaalista aineistonhallintaa, ensimmäiseksi kuvataan ja yhtenäistetään prosessit ja toimintamallit. Prosesseja on helpompi kehittää, kun asioista puhutaan samoilla nimillä sekä toimitaan yhteisillä säännöillä. Lisäksi itse aineistojen kuvaamiseen tarvittaviin tuote- ja metatietoihin pitää kiinnittää huomiota. 

Yhteinen toimintamalli on hyvä alku digitalisaatioon. Lisäksi tarvitaan keskitetty, yhteiskäytöllinen ja turvallinen näkymä tietoon. Gredin ohjelmistoilla ja palveluilla voidaan ottaa digi-informaatio ja prosessit hallintaan. Gredin toimitusjohtaja Risto Pasanen näkee, että käyttäjät hyötyvät digiviisaan työtavan tuomasta ajansäästöstä. Asioita ei tarvitse tehdä moneen kertaan. 

– Lisäksi tuotettavan digi-informaation käytettävyys paranee, laatu vakioituu ja brändi pysyy hallinnassa, Pasanen sanoo. 

Järjestelmän avulla voidaan osoittaa esimerkiksi markkinointiviestintämateriaalissa sellaiset osat, joihin ei voi tehdä muutoksia. Näin esimerkiksi logot ja värit pysyvät aina samannäköisinä, kun taas tekstejä voidaan muuttaa eri maiden ja markkinoiden tarpeisiin. Sel-laisien kohtien muokkaus on kuitenkin mahdollista, joissa kerrotaan jotakin vaihtuvaa sisältöä. Järjestelmässä on tieto siitä, missä kaikkialla esimerkiksi kuvat, videot tai dokumentit sijaitsevat. Riittää kun tieto päivitetään yhteen paikkaan. Myös informaatio välittyy ja integroituu kaikkiin kohteisiin automaattisesti. 

Pasanen painottaa ihmisen toimintaa prosessin aikana. Järjestelmä on älykäs työkalu, joka yksinkertaistaa rutiineja ja auttaa informaation tuottamisessa sekä jättää näin aikaa ihmisille toisenlaisiin tehtäviin. 

Tieto pysyy turvassa 

Gredi on sataprosenttisesti suomalainen yritys. Sen brändinhallintaohjelmistojen kehitys tapahtuu suomalaisin voimin ilman ulkomaisia alihankkijoita ja sen asiakkaat ovat suomalaisia yrityksiä, joista useilla on maailmanlaajuista toimintaa. 

– Digitalisaatiosta on puhuttu vuosikausia. Aina se on ollut tulossa, mutta nyt yritykset ovat heränneet siihen, että niillä on valtavasti digitaalista materiaalia, jonka potentiaalia ei ole täysin hyödynnetty ja digi-informaation hallinta puuttuu. Toimimme yhdessä asiakkaan kanssa siten, että digitaalista omaisuutta voidaan käyttää tehokkaammin. 

On tärkeää, että kaikki yrityksen arvokas digitaalinen omaisuus hallitaan tietoturvallisesti. Gredin asiakkaiden digi-informaatio on hyvässä hoidossa. Se varastoidaan turvallisesti ja varmasti samaan konsernin kuuluvan DataCenter Finlandin eri konesaleissa. 

Hyötyä eri toimialoille 

Sanoma-konserni on ulkoistanut digiarkistonsa Gredin haltuun. Gredi on toteuttanut kokonaisratkaisun, jolla hallitaan digiarkiston sisältämät tiedot ja ajankuvat Suomesta peräti 120 vuoden ajalta. Tässä kulttuurihistoriallisesti merkittävässä digiarkistossa on muun muassa yli kolme miljoonaa sivua, viisi miljoonaa kuvaa ja viisi miljoonaa juttua. 

Alusta tarjoaa tiedot ympärivuorokautiseen käyttöön ja tarvittava informaatio löytyy heti. Järjestelmä on integroitu myös toimitusten sisällöntuotantojärjestelmiin. 

Rakennuskonserni YIT taas käyttää Grediä markkinoinnin ja viestinnän päivittäisenä työkaluna. Näin yrityksen brändi pysyy keskitetysti hallinnassa ja automaatio helpottaa arkea, kun esimerkiksi kuvista ja videoista tuotetaan automaattisesti versiot eri kanaviin. 

Gredi on Suomen johtava digitaalisen aineistonhallinnan yritys, ja sen muita asiakkaita ovat esimerkiksi KONE, Ponsse, Sinebrychoff, Kemira ja Alko. 

 

Digiviisauden kivijalat
  • TOIMINTAMALLI vakioi prosessin, kasvattaa digitaalisen omaisuuden arvoa sekä mittaa ja hyödyntää brändi-investointeja. 
  • TYÖVÄLINEET auttavat informaation hallinnassa, luovat näkymän tietoon, sujuvoittavat työnkulkua ja automatisoivat rutiineja. 
  • OSAAMINEN kasvattaa tuottavuutta, auttaa ohjaamaan ja tukemaan sisällöntuottajia sekä lisää myyntiä.

 

Saatat myös pitää