Viihtyisä ympäristö tukee liiketoiminnan tavoitteita

Espoon Keilaniemeen saapuessa vakuutusyhtiö Ifin toimisto on helppo löytää, sillä se sijaitsee metroaseman sisäänkäynnin välittömässä läheisyydessä. Keilaniemen kasvavalle alueelle on kehittynyt yritysten toimipisteiden ympärille myös runsaasti palveluja. Niinpä toimiston välittömästä läheisyydestä löytyy ruokakaupan lisäksi myös useita ravintoloita, kahviloita ja liikuntapalveluja.

Ifin Espoon toimiston sisällä luontoelementti esiintyy hallitsevana teemana kaikissa tiloissa. Luontokuvat hallitsevat neuvottelutilojen sisustusta ja avarissa yhteistiloissa on luonnon omista materiaaleista – kuten sammaleesta – rakennettuja tilataideteoksia. Luonnonvalo siivilöityy sisään kookkaista ikkunoista sekä lasikaton kautta. Maisemaikkunoista puolestaan avautuvat merelliset näkymät. Kauempana siintävät Helsingin urbaanit kaupunkinäkymät kuuluvat nekin osak-
si uutta näköalaa. 

Toimitilojen suunnittelussa mukana koko henkilökunta

– Aloitimme uusien toimitilojen kartoittamisen vuonna 2019. Heti alusta asti oli selvää, että koko henkilökunta haluttiin ottaa mukaan suunnitteluun. Työ alkoi selvittämällä henkilöstömme asuinpaikkojen postinumerot ja toiveet toimiston sijainnista. Keilaniemi osui lähes täsmälleen siihen kohtaan, kuin henkilöstön keskimääräiset toiveetkin, kertoo Ifin korvauskeskuksen johtaja Timo Harju.

Toimitilaprojektiin siis osallistui koko Ifin henkilökunta. Palautetta antoi yhteensä 2 000 työntekijää. Espoon toimiston ohella selvitys toteutettiin Ifin muissakin toimipisteissä Suomessa. Tulosten on tarkoitus palvella kaikkien Ifin toimipisteiden tarpeita.

Heti alusta asti oli selvää, että haluamme koko henkilökunnan mukaan tilojen suunnitteluun.

Ifin korvauskeskuksen johtaja Timo Harju

– Ajankohta toimipaikan vaihdokselle oli otollinen, sillä aloitimme samoihin aikoihin myös kehityshankkeen, jonka tavoitteena oli uudistaa yhteisiä työtapojamme. Ifin kannalta Keilaniemen vetovoimaa lisäsi myös se, että sinne on erinomaiset liikenneyhteydet, mikä on kasvattanut myös alueen palveluja.

Avainasiana viihtyisyys

Kaikki Ifin pääkaupunkiseudun 650 työntekijää siirtyivät Espoon Keilalammen kiinteistöön toukokuussa 2021. Tilojen täysmittaista käyttöönottoa hidasti vallalla ollut koronaepidemia ja koko Ifin henkilöstöä koskenut etätyösuositus. Tästä huolimatta toimitilaprojekti saatiin vietyä onnistuneesti päätökseen. Tämän vuoden alussa yritykselle myönnettiin myös kansainvälinen WELL Health & Safety rating -sertifikaatti. If on ensimmäinen suomalainen iso konserni, jolle tämä sertifikaatti on myönnetty.

WELL-sertifiointi on perinteisiä kiinteistöstandardeja laajempi, sillä se asettaa ihmisten hyvinvoinnin keskipisteeseen. Sertifiointi yhdistää kiinteistön operatiivisen toiminnan, henkilöstön tarpeet sekä johdon strategiset tavoitteet.

If hakee omalle toiminnalleen myös korkeimman WELL Platinum-tason sertifikaattia, joka tullaan näillä näkymin myöntämään vakuutusyhtiölle kesäkuun aikana. 

– Koska kilpailemme asiakkaiden lisäksi myös alan parhaista osaajista, oli tilojen toimivuudella ja viihtyisyydellä erityinen painoarvo kokonaissuunnitelmaa tehtäessä. Joustavan monitilatoimiston tavoitteena on vastata pandemian jälkeisen työelämän muuttuneisiin vaatimuksiin. Vaikka etätyön osuus on pysyvästi kasvanut, tulevat toimitilat olemaan jatkossakin tärkeä kohtaamispaikka, joka palvelee henkilöstön lisäksi myös uudistunutta yrityskulttuuriamme, toteaa Ifin toimitiloista vastaava johtaja Pirjo Holmén.

Kohtaamispaikat tuovat sosiaalista ulottuvuutta

Suunnittelutyön lopputuloksena syntyi monitilaympäristö, jossa on erilaisia tiloja yhteistyöhön, vapaaseen kohtaamiseen, etäpalavereihin sekä rauhalliseen työskentelyyn.

Vuorovaikutus on tulevaisuudessakin tärkeää Ifin toiminnan kannalta. Kasvokkaisten kohtaamisten vähentyessä mietitään nyt entistä tarkemmin, milloin ja miten yhteiset tilat tukevat työskentelyä. Jatkossa toimitilat ovat ennen kaikkea kohtaamispaikkoja, jotka mahdollistavat etätyöstä puuttuvan sosiaalisen ulottuvuuden ja siten myös luovuuden, yhteistyön ja yhteisöllisyyden tunteen.

– Henkilöstön hyvinvointi on ollut koko toimitilahankkeen lähtökohta. Siinä onnistuminen välittyy luonnollisesti siihen, kuinka hyvin voimme auttaa asiakkaitamme. Kasvokkain kohtaamisilla on edelleen tärkeä rooli esimerkiksi innovoinnissa, yrityksen sisäisessä kulttuurissa ja uusien työntekijöiden tukemisessa. Työnteon hybridimallin tavoitteena on vastata henkilöstön erilaisiin toiveisiin ja samalla varmistaa jatkossakin mahdollisimman sujuva työ ja asiakkaidemme palvelu, Holmén toteaa.

Sertifikaatti ohjaa toimintaa

WELL-sertifikaatti toimi uusien toimitilojen suunnittelun eräänlaisena sateenvarjona, joka ohjasi tekemään työtilojen ja koko henkilöstön kannalta mahdollisimman hyviä ratkaisuja.

– WELL-sertifiointi huomioi myös kiinteistön hyvinvointivaikutukset. Ilman- ja vedenlaadun sekä työtilojen valaistuksen ja akustiikan lisäksi sertifikaatti edellyttää muun muassa henkilöstömme ravinnon, liikkumisen, mukavuuden ja mielen hyvinvoinnin jatkuvaa mittaamista, kertoo Ifin toimitilapalveluista vastaava johtaja
Anne Ketola.

Vaatimukset ovat paikoin hyvinkin yksityiskohtaisia ja ottavat huomioon pieniäkin arkisia asioita. Esimerkiksi siivouksessa ei tule käyttää kemikaaleja eikä tarjoiluissa kertakäyttöastioita. 

– Monia asioita parannettiin myös henkilöstöltä saadun palautteen pohjalta. Työmatkapyöräilijöille toteutettiin lämpimissä tiloissa sijaitsevat pyöräparkit sähköpyörien latauspisteineen. Pukuhuoneesta löytyy suihkujen ja kuivauskaappien lisäksi myös pyyhepalvelu ja hedelmiä välipalaksi, kertoo Ketola yhtenä esimerkkinä palautteen pohjalta toteutetuista toimenpiteistä.

Teknisistä ratkaisuista apua 

Nykyaikaiseen talotekniikkaan pohjautuvat sensorit mittaavat koko kiinteistön ilmanlaatua ja siitä saadut tulokset ovat koko henkilöstön nähtävänä. Yhteisiin tiloihin on sijoitettu rakennuksen virtuaalisia karttoja, joista voi nähdä, miten lämpötilat on säädetty eri tiloissa. Sensorien avulla seurataan myös eri tilojen käyttöastetta, kunnioittaen kuitenkin ihmisten yksityisyyttä.

Henkilökunnalle löytyy myös lainattavia tuoleja, lisävalaisimia sekä ergonomiaa tukevia lisävarusteita. Myös kotiergonomian parantamiseen tarjotaan tukea työntekijöille maksettavalla kertasummalla.

– Intranetistämme löytyy myös tapahtumakalenteri, josta näkyy, mitä täällä milloinkin tapahtuu. Esimmerkiksi lähiviikkojen aikana meillä vuorossa hyvinvointipäivät, joiden teemana ovat erilaiset työviihtyvyyttä tukevat teemat, kertoo Ifin henkilöstöosaston Health Partner Hannele Rönkkö.

Ifin henkilöstölle tehdään kaksi kertaa vuodessa myös työtyytyväisyyskysely, joissa kartoitetaan viihtyvyyttä niin psykofyysisestä kuin työympäristönkin näkökulmasta. 

– Matkaa on vielä, mutta jo nykyisten tietojen perusteella voi sanoa, että työtyytyväisyys on selvästi kasvanut. Jatkossa toivomme myös, että eri alan asiantuntijat tapaavat toisiaan entistä enemmän, mikä lisää me-henkisyyttä kiinteistön sisällä, Rönkkö suunnittelee.