Viestinnän ulkoistaminen antaa arkeen pelivaraa

Viestintätiimien paineet ovat kasvaneet yrityksissä ja yhteisöissä. Työmäärä on lisääntynyt, eikä resursseja aina ole lisätty samassa suhteessa. Olisi kaikkien etu, että vakituisen väen työhyvinvointi turvataan, eikä testata käytännössä, millainen työkuorma on liikaa. 

Viestintäpalvelut voi ulkoistaa kokonaan tai täydentää tarvittaessa omaa tekijäjoukkoa. Viestintäyrittäjä Marjo Rönnkvist Sana tai pari Oy:stä muistuttaa, että ulkoistamalla voi saada erilaista osaamista ja tuoreita näkökulmia, bonuksena tulevat ulkoistetun viestijän verkostot. Ostopalvelun avulla on myös helppo tasata ruuhkahuippuja.

– On sitten kyse yksittäisistä projekteista, sairausloman aiheuttamasta tekijäpulasta tai rekrytoinnin yhteydessä syntyvästä vajeesta, viestinnän ostopalvelut auttavat, Rönnkvist luettelee.

Usein on helpompi löytää ulkoistettu tekijä kuin sopiva ja pätevä sijainen. Kun tuuraaja on ostopalvelun kautta tullut tutuksi, töihin tarttuminen sujuu nopeissakin käänteissä ilman pitkää perehdytystä. Säästöä saadaan, kun maksetaan vain tarvituista tunneista, eikä sivukuluja synny. Samalla saadaan myös todennäköisesti kokeneempi tekijä kuin sijaiseksi saataisiin – pätkätöihin halukkaita kovia ammattilaisia on harvoin vapaana.

Turhat huolet jarruttavat

Marjo Rönnkvist on kuullut monenlaisia selityksiä sille, miksi yrityksen viestintää ei voi ulkoistaa. Yhden mielestä kyse on luottamuksellisuuden säilyttämisestä, toinen pelkää käyttäjätunnusten jakamista. Kolmas vain toimii totutulla tavalla. Kustannuksetkin saatetaan kuvitella todellista suuremmiksi.

– Viestinnän ulkoistamista on tärkeä miettiä ulkopuolisen viestintäammattilaisen kanssa. Päätös on helppo tehdä, kun vaihtoehtoja on ensin huolella punnittu.

Rönnkvist ymmärtää hyvin ulkoistamiseen liittyvät huolet. Hän muistuttaa, että yritysviestintä perustuu aina luottamukseen. Siinä mielessä ei ole eroa, onko viestinnän tekijä talon sisältä vai ulkoa. 

Usein on helpompi löytää ulkoistettu tekijä kuin sopiva ja pätevä sijainen.

Käyttäjätunnuksiakaan ei ole pakko jakaa: ulkoistettu viestijä tekee sisältöjä, mutta oma väki huolehtii niiden jakamisesta. Eri asia on, jos ostopalveluna hankitaan päällikkötason ihminen. Sekin on joskus varteenotettava vaihtoehto.

– Pienissä yrityksissä omaa viestintätiimiä ei välttämättä ole. Ulkoistettu viestintäpäällikkö voi käydä yrityksessä vaikkapa päivän tai kaksi kuukaudessa. Hän auttaa linjaamaan viestintää ja evästää talon väkeä viestimään itse.

Sana tai pari Oy:n asiakkaina on monen kokoisia yrityksiä. Yli 30 vuotta journalismin ja viestinnän parissa työskennellyt Marjo Rönnkvist muistuttaa, että ammattimaisesti hoidettu viestintä on yrityksen koosta riippumatta aina eduksi.

Joustoa tarpeen mukaan

Tilitoimistopalveluita tarjoava Talenom Oyj on hyödyntänyt Sana tai pari Oy:n palveluita kolmisen vuotta. Kansainvälinen pörssiyhtiö ja pieni viestintäyritys ovat löytäneet luontevan tavan toimia keskenään. Rönnkvist auttaa yhtä lailla pikakomennuksissa kuin pitkäkestoisissa projekteissakin, esimerkkinä vaikkapa Talenomin 50-vuotisen historian kokoaminen yksiin kansiin. 

Talenomin markkinointipäällikkö Anett Marjeta-Illikainen arvostaa, että ulkoistettu palvelu joustaa tarpeen mukaan. Tärkeintä on ollut sopivimman tekijän löytäminen. Se, että ostopalvelu tulee työntekijän palkkaamista edullisemmaksi, on mukava lisä. 

Sana tai pari Oy:n kotipaikka on Jyväskylä, Talenomin pääkonttori sijaitsee Oulussa. Käytännössä sijainnilla ei ole juurikaan merkitystä. 

– Talenomissa tehtiin etätöitä sujuvasti jo paljon ennen pandemiaa. Kunhan yhteistyökumppanin puhelin- ja nettiyhteydet toimivat, paikkakunta on yhdentekevä, Marjeta-Illikainen huomauttaa.

Tarvittaessa kumppanukset tapaavat livenä. Silloin saatetaan tehdä pitkää päivää: ideoidaan, ihmetellään ja ratkotaan pulmia yhdessä.