Tietojärjestelmien kilpailutus tukee toiminnan kehittämistä

Nykyajan joustavat tieto- järjestelmät ovat edellytys julkisen sektorin ja yhteiskunnan kehittymiselle. Hyvin tehty järjestelmäkilpailutus on usein myös ainoa oikea tapa viedä esimerkiksi kunnan toimintaa eteenpäin.

TEKSTI JOONAS RANTA | kuva ABILITA

Julkinen sektori toimii suurten tehostamispaineiden alla, kun toimintaa ja prosesseja tulee jatkuvasti kehittää. Valtiovalta asettaa kunnille uusia tehtäviä ja vaatimuksia vuosittain.

Väestön ikääntyminen ja siitä johtuvat yhteiskunnan rakenteelliset muutokset asettavat omat haasteensa. Tulevaisuuden eläköitymiset luovat resurssiaukkoja, joita erityisesti kuntien on paikattava digitalisaation tarjoamilla työkaluilla. Tarve uusille järjestelmille ja tiedolla johtamiselle kasvaa, kun vanhat järjestelmät eivät enää taivu nykypäivän ja tulevaisuuden tarpeisiin.

Haasteet ovat moninaiset, mutta niin ovat myös digitalisaation tarjoamat ratkaisut. Tästä huolimatta julkisella sektorilla vallitsee huolestuttava trendi. Ilmiö, jossa tietojärjestelmien kilpailutuksia vältellään. Kilpailutusten välttelystä muodostuu helposti uusi ongelma, jonka negatiiviset vaikutukset koko yhteiskuntaan tulevat kalliiksi.

Hyvin toteutettu kilpailutus on taas suurimmassa osassa tapauksia ainoa oikea tapa toimia.

Kalleinta on tekemättömyys

Julkishallinnon asiantuntija ja järjestelmätoimittaja Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela toteaa, että tietojärjestelmät luovat pitkälti raamit kunnan toiminnan kehittämiselle.

Kehitystä vie eteenpäin hyvin suunniteltu ja toteutettu järjestelmien kilpailutus. Erityisen suureen rooliin nousee ICT-kilpailutus, kun toimijalla on käytössä vanhentuneita järjestelmiä, jotka estävät toimijan, kuten kunnan, oman toiminnan eteenpäin viemisen.

– Jos kunta välttelee kilpailutusta, tekee se silloin myös päätöksen jatkaa tavalla, joka ei välttämättä ole paras ja hyödyllisin päätös kunnan toiminnan eteenpäin viemisen kannalta. Ja se se vasta saattaakin käydä kalliiksi.

Hankintalain mukaisesti tehty kilpailutus ei ole rakettitiedettä.

Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela.

Panostamalla kilpailuttamiseen voidaan markkinoilta saada mahdollisimman toimiva järjestelmäratkaisu. Modernin järjestelmän edut ovat lukemattomat. Sen lisäämä läpinäkyvyys tuo toimintaan uusia näkökulmia ja faktoihin perustuvaa kyvykkyyttä priorisoida tehtäviä. Muun muassa erilaisten prosessien automatisointi voidaan hyödyntää niin päätösten valmistelussa kuin päätöksen teossakin.

Kaikki lähtee tavoitteista

Salmela toteaa, ettei kannata turhaan yrittää saada vanhoja järjestelmiä taipumaan uusiin prosesseihin, eikä tyytyä helpoimpaan vaihtoehtoon, eli hankkimaan jonkin toisen tahon kilpailuttamaa ratkaisua.

Toiminnan ulkoistaminen kolmannelle osapuolelle ei myöskään ole automaattisesti paras ratkaisu. Jos toiminta ulkoistetaan palveluntuottajalle, jolla on käytössä samat haastavaksi todetut järjestelmät, ei toiminta luonnollisesti kehity. Lisäksi, ulkoistamisesta huolimatta, vastuu toiminnasta ja johtamisesta on edelleen kunnalla.

Kaikkea ei silti kannata tehdä itse. Hyvä järjestelmäkumppani tuntee toimialan, tarjoaa prosesseihin toimivan järjestelmän sekä on halukas ja kyvykäs kehittämään toimintaa. Tässä todellinen kumppani eroaa järjestelmätoimittajasta.

Salmela kollegoineen uskoo kilpailuttamisessa yksinkertaistamiseen. Lukuisten pakollisten vaatimusten sijaan oleellista on luottaa referenssien voimaan järjestelmän toimivuudesta samankaltaisessa ympäristössä. 

– Ei se ole kunnalta järkevää resurssien käyttöä, että määritellään sadoittain yksittäisiä vaatimuksia, jotka koskevat tietojärjestelmän vähemmän oleellisia ominaisuuksia.

Maineestaan huolimatta hankintalain mukainen kilpailutus ei ole rakettitiedettä. Todellinen vaikeus on oikean tason valitsemisessa.

Kaikki alkaa tavoitteiden asettamisesta. Kun toimintoja ja prosesseja lähdetään kehittämään, kannattaakin aloittaa ihan alusta. Miettiä rohkeasti mitä nyt tarvitaan, etsiä uusia ideoita ja yksinkertaistaa prosesseja vielä yksinkertaistamisen jälkeenkin. 

Kilpailutuksessa on aina tärkeää käydä markkinavuoropuhelua. Vuoropuhelu kannattaa käydä muutaman vuoden välein, vaikkei tilaaja juuri sillä hetkellä olisi kilpailuttamassa ratkaisujaan. Tällä tavalla aktiivisena kunta pysyy ajan hermolla uusien mahdollisuuksien suhteen.

Sen jälkeen, kattavan markkinavuoropuhelun kautta, voidaan markkinoilta hakea ratkaisuja, jotka tukevat asetettuja tavoitteita mahdollisimman tehokkaalla ja vaikuttavalla tavalla.