Taloyhtiön tiedot saataville helposti ja läpinäkyvästi

Kiinteistöalan ohjelmistoihin keskittyvä Suomen Kiinteistödata toi muutama vuosi sitten markkinoille taloyhtiötiedon sisällönhallintajärjestelmän, joka kokoaa yhteen taloyhtiön eri toimijat sekä kaiken sen datan, joka aiemmin sijaitsi hajallaan eri tahojen hallussa. Perinteisesti esimerkiksi taloyhtiön piirustukset ovat olleet isännöitsijällä, samoin selostukset huoneistoissa tehdyistä remonteista. Huoltotiedot ovat löytyneet huoltoyhtiön järjestelmästä. Asukkaat puolestaan ovat säilyttäneet esimerkiksi laitteiden käyttöohjeita kotonaan asukaskansioissa. Näin ollen taloyhtiön kannalta tärkeä tieto on ollut hajallaan useassa eri paikassa.

– Taloyhtiötietojen ei pitäisi olla saatavissa ainoastaan pyydettäessä, eikä niitä myöskään pitäisi joutua metsästämään useista eri mapeista eri sijainneissa. Nykyaikaa on, että isännöitsijätoimisto, huoltoyhtiö ja asukkaat toimivat yhdessä ja samassa digitaalisessa ympäristössä. Nykyaikaa on myös se, että taloyhtiötieto kuuluu kaikille taloyhtiön toimijoille mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi, katsoo Suomen Kiinteistödatan toimitusjohtaja, IT-asiantuntija Tomi Hämäläinen.

Järjestelmässä voi olla mukana myös jätehuolto, joten jäteastioiden tyhjennystiedot löytyvät helposti. Suomen Kiinteistödatan järjestelmä on liitetty HSY:n rajapintaan. Ideana on, että kaikki taloyhtiötieto on samassa paikassa ja pysyy kätevästi tallessa. 

Kätevää etäkäyttöä

Digitaalinen sisällönhallintajärjestelmä mahdollistaa monenlaiset palvelut. Siellä voivat sijaita esimerkiksi taloyhtiön varauskalenterit. Saunan ja pesutuvan varaamiseen ei siis enää tarvita vihkoja, vaan aika voidaan varata vaikkapa älypuhelimella töistä kotiin vievän bussimatkan aikana. 

– Eri toiminnallisuuksia voidaan liittää järjestelmään tarpeen mukaan. Meillä on asiakkaita, jotka käyttävät esimerkiksi ainoastaan varausjärjestelmää tai sähköistä huoltokirjaa. Suuret taloyhtiöt puolestaan hyödyntävät eri ominaisuuksia laajasti. Järjestelmässä voivat olla yhtiökokousten pöytäkirjat, ja ne on mahdollista allekirjoittaa sähköisesti. Remontti-ilmoitukset voidaan käsitellä järjestelmässä, ja erilaisia projekteja on myös mahdollista seurata omalta laitteelta miltei reaaliajassa, luettelee Hämäläinen.

Tuotevalikoima ulottuu asukassivuista autopaikkojen hallintaan. Asukkailla on myös pääsy seuraamaan taloyhtiön energia-asioita. Kulutuksen seurannan raportti voidaan asettaa näkymään esimerkiksi asukassivuilla ja porrashuonenäytöllä. Tilat ja laitteet -ominaisuus sen sijaan kertoo kiinteistön ja sen laitteistojen nykykunnosta sekä mahdollisista tulevista korjaustöistä. Saatavissa on myös työkaluja tiedottamiseen ja projektienhallintaan sekä kätevä tiedostopankki. 

Suomen Kiinteistödatan sisällönhallintajärjestelmää on helppo päivittää ja käyttää mistä tahansa. Kaikki tärkeä taloyhtiötieto on vapaasti saatavissa niin arkena kuin pyhänäkin, mihin aikaan vuorokaudesta tahansa, myös mobiilisti. 

– Tiedon tulee säilyä omalla paikallaan, vaikka asukkaat, osakkaat, hallituksen jäsenet, isännöitsijä tai huoltoyhtiö vaihtuisivatkin. Taloyhtiö ja sen data kuuluvat yhteen.

TALOYHTIÖTIEDON EI pitäisi olla saatavilla pelkästään pyynnöstä.

Isännöitsijät tyytyväisiä

Suomen Kiinteistödatan asiakkaina toimivilta isännöitsijöiltä tulleen palautteen mukaan sisällönhallintajärjestelmä on helpottanut erityisesti etätyöskentelyä, sillä mahdollisuus käyttää sähköistä allekirjoitusta vähentää fyysisen kontaktin tarvetta. 

Pääkaupunkiseudulla toimiva Isännöitsijätoimisto Itkonen Oy on ottanut Suomen Kiinteistödatan tuotteet käyttöön yli 50 isännöimässään taloyhtiössä.  

– Helppokäyttöiset ja selkeät taloyhtiösivut tekevät asioinnista ja yhteydenpidosta miellyttävää. Talokohtaiset ohjeistukset ovat tärkeitä, koska kahta samanlaista taloyhtiötä ei ole ja yksityiskohtia on valtavia määriä, kertoo toimitusjohtaja Vesa Itkonen.

Hänen mukaansa isännöinnin työtä helpottaa se, että tietoa on mahdollista jakaa avoimesti samalla logiikalla kaikissa asiakasyhtiöissä. Yritys laajentaa sivujen tietosisältöä kaiken aikaa.

– Siirsimme saunavuorovaraukset Suomen Kiinteistödatan sisällönhallintajärjestelmään, ja ratkaisu onkin osoittautunut toimivaksi. Varauslistoja ei enää ylläpidetä muilla tavoilla. Jatkossa myös taloyhtiöiden autopaikka- ja pesulavaraukset siirtyvät samaan järjestelmään, Itkonen kehuu.