Siivouksen uusi aikakausi

Taas vessapaperi loppu. Saippuaakaan ei automaatista tule. Monelle yleisissä WC-tiloissa asioivalle tilanne on tuttu ja turhauttava.

Koronapandemian aikana yleisten tilojen siivouksen laatu ja hygienian taso on entisestään korostunut. Hygieniatuotteiden riittävyyden seuraaminen ja takaaminen on haaste erityisesti isoille toimipaikoille, joilla on kymmeniä WC-tiloja. Mitä jos sovellus kertoisi, kun WC-paperi tai saippua olisi loppumassa tai kun WC-tila kaipaisi siivousta? Essityn kehittämä palvelukonsepti Tork Vision Siivous tekee juuri niin.

Essity on johtava globaali hygienia- ja terveysalan yritys ja Tork on yksi Essityn maailmanlaajuisista brändeistä. Yksi Torkin asiakkaista on Leo Clean, jolla järjestelmä on käytössä kauppakeskus REDIssä, Triplassa sekä Kampissa.

– Konsepti tuo periaatteessa koko siivouspalvelutoiminnan tälle vuosituhannelle. Se auttaa meitä kohdistamaan resursseja oikein ja niin sanottu ylimääräinen juoksentelu jää pois, jolloin pystymme käyttämään aikaa järkevämmin ja enemmän siihen, missä sitä tarvitaan, kertoo Anne Helenius, Leo Clean Oy:n palvelujohtaja.

Sensorien avulla seurataan annostelijoiden tilannetta

Leo Clean on johtava yksityinen siivousalan perheyritys, joka toimii pääkaupunkiseudulla. Heillä järjestelmä päädyttiin ottamaan käyttöön vuonna 2018, kun kauppakeskus REDI avattiin.

– Etsimme jatkuvasti uusia ratkaisuja palvelutuotantoon, ja olemme kiinnostuneita siitä, miten tietoa käytetään johtamisessa sekä palvelun tarjoamisessa. Kun tämä konsepti käytiin esittelemässä meille, otimme sen heti avosylin vastaan ja sovimme, että REDIstä tulee ensimmäinen kohde, jossa lähdemme yhdessä pilotoimaan järjestelmää, Helenius kertoo.

Torkin tuotteet olivat Leo Cleanille ennestään tuttuja, sillä yrityksellä on ollut käytössä yrityksen annostelijat, saippuat ja paperit jo vuosien ajan. Essityn tuotteita myydään 150 maassa. Suomessa käsi- ja vessapaperit valmistuvat Nokialla yrityksen omalla paperitehtaalla.

Miten Tork Vision Siivous sitten käytännössä toimii?

– Annostelijoiden sisälle sijoitetut sensorit mittaavat, paljonko annostelijoissa on saippuaa tai paperia jäljellä. Myös tiloihin voidaan sijoittaa kävijälaskureita, jotka mittaavat kävijöiden määrää ja niiden avulla pystytään seuraamaan koska mahdollisesti WC-tilassa tarvitsee tehdä seuraava siivous, kertoo Nina Rantanen, Essityn Customer Success Manager.

Pystymme suhteuttamaan resurssejamme reaaliaikaisen seurannan avulla.

Leo Clean Oy:n palvelujohtaja Anne Helenius

Lähelle sensoreita on asennettu tukiasema, joka kerää alueelta tiedon ja siirtää sen pilvipalveluun. Sieltä ne siirtyvät sovellukseen, jota voi käyttää tietokoneella, tabletilla tai kännykällä. Sovelluksia on kaksi, toinen on tarkoitettu siivouksesta ja kiinteistöstä vastaavalle esihenkilölle ja toinen siivoojille. Sovelluksessa siivoojat pystyvät seuraamaan, koska annostelijat pitää täyttää ja milloin tilat vaativat siivousta. Esihenkilöille tarkoitetussa sovelluksessa taas näkyy enemmän tilastoja ja raportointia, joita voidaan hyödyntää esihenkilötasolla.

– Sovellus kertoo liikennevalovärein, milloin annostelijat tulee täyttää. Punainen merkitsee sitä, että annostelija on melkein tyhjä ja vihreä taas sitä, että annostelijassa on vielä yli 50 prosenttia paperia tai saippuaa jäljellä. Siivoojan ei tarvitse käydä turhaan availemassa ja täyttelemässä annostelijoita, vaan hän voi keskittyä varsinaiseen siivoustyöhön, Rantanen täsmentää.

Selvää ajansäästöä

Leo Cleanilla palvelukonseptin käyttöönotto on koettu helpoksi. Lisäkoulutusta järjestetään tarvittaessa, kun esimerkiksi henkilökuntaa vaihtuu tai järjestelmään tulee uusia ominaisuuksia. Tork pyrkii käyttöönotossa nimenomaan helppouteen ja se suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä asiakkaan kanssa. Käyttöönoton jälkeenkin tukea on aina saatavilla.

– Parhaiten Tork Vision Siivous -järjestelmä sopii kohteisiin, joissa on vähintään kaksi siivouskierrosta päivässä ja yli viisikymmentä WC-koppia. Suosittelemme ratkaisua myös sellaisiin kohteisiin, joissa on monta rakennusta samalla siivousalueella, Rantanen kertoo.

Etenkin isoissa toimipaikoissa, joissa on useita WC-tiloja, annostelijoiden tarkistamisessa voi mennä yllättävän paljon aikaa, kun jokainen täytyy käydä erikseen läpi. Essitylla on laskettu, että kohteesta riippuen, yhden annostelijan tarkistamiseen voi mennä keskimäärin 12–20 sekuntia. Lisäksi usein siivooja joutuu myös odottelemaan, että varatut WC-kopit vapautuvat, jotta tarkistuksen voi tehdä, mikä vie vielä lisää aikaa.

– Kun yhteen annostelijan tarkistamiseen menevän ajan kertookin sadalla annostelijalla, puhutaan ajallisesti hyvin merkittävästä säästöstä, kun jokaista kohdetta ei turhaan tarvitsekaan käydä läpi, Anne Helenius toteaa.

Ajan säästöä vielä isompi hyöty Leo Cleanille on ollut niin asiakastyytyväisyyden kuin asiakaspalvelun parantaminen. Järjestelmän avulla palvelun taso pystytään pitämään korkeana.

– Kauppakeskuksissa palautetta tulee etenkin silloin, kun vessapaperit ja saippuat ovat loppu, joten voisi sanoa, että asiakastyytyväisyys on ehdottomasti noussut, koska palautetta tulee vähemmän, eli tuotteet eivät lopu. Meillä asiakaspalvelu ja asiakastyytyväisyys ovat kaikista tärkeintä, ja siinä tämä järjestelmä on merkittävässä roolissa, Helenius kertoo.

Raportointityökaluilla parempiin tuloksiin

Siivousalaan kohdistuu muitakin haasteita kuin kasvaneet vaatimukset siivouksen laadun ja hygienian tason suhteen, kuten resurssien optimointi, todisteiden esittäminen suoritetusta palvelusta sekä henkilöstön suuri vaihtuvuus ja poissaolot. Lisäksi erilaiset uudet siivousmenetelmät ja säädökset vaativat lisäkoulutusta niin esimiestasolla kuin siistijäpuolella.

– Sovelluksiin pystytään tekemään kokonaisvaltaisia siivoussuunnitelmia, ja syöttämään tietoja, joiden avulla pystytään ohjeistamaan todella yksityiskohtaisesti siivoojaa esimerkiksi siitä, minkä tyyppinen lattia missäkin WC-tilassa on ja millaista pesuainetta siinä tulee käyttää. Se toimii vähän kuin muistilistana. Ja jos henkilöstön vaihtuvuus on suurta, se toimii perehdytyksessä hyvänä apuna, Rantanen kertoo.

Järjestelmästä näkee erilaisia tilastoja, kuten kävijämäärät tiloittain ja kellonajoittain, mikä on Leo Cleanin mielestä todella hyödyllistä ja kiinnostavaa dataa. 

– Reaaliaikaisen seurannan avulla pystymme seuraamaan tilannetta kaiken aikaa, myös kävijämäärää tietyissä WC-tiloissa, jolloin resursseja voidaan suhteuttaa kiireisimmille alueille, Helenius sanoo.

Aina siivouksen suoritettuaan siivooja kuittaa sen tehdyksi, jolloin se listautuu myös raporttiin, josta käy ilmi, montako kertaa tietyssä paikassa on tehty siivoustoimet.

– Ongelmatilanteissa raportista selviää esimerkiksi myös, onko tietyssä vessassa käyty, jos sieltä tulee jotakin reklamaatioita. Sen avulla pystytään todistamaan ja perustelemaan, että on toimittu, kuten siivoussopimuksessa on kirjattuna, Rantanen toteaa.

Järjestelmästä saatava data hyödyttää myös esihenkilötasolla. Palvelusopimukseen kuuluu, että dataa käydään yhdessä asiakkaan kanssa pari kertaa vuodessa läpi.

– Tarkoituksena on käydä lukuja syvemmin läpi ja pyrkiä ohjaamaan asiakasta siinä, miten tietoja voisi paremmin hyödyntää omassa työssä ja kuinka ohjailla resursseja entistä paremmin. Hienoimpia hetkiä on, kun asiakas alkaa ymmärtää dataa ja sitä, miten sitä pystyy omassa työssä esihenkilötasolla hyödyntämään, Rantanen avaa.

Järjestelmän hyödyt ulottuvat aina siivousliikkeestä itse kohteeseen, esimerkiksi REDIin, jonka kanssa Leo Clean jakaa ja käy lukuja sekä tuloksia läpi.

– Yhteinen matkamme Torkin kanssa alkoi REDIstä ja siitä on ehditty tulla pitkä matka. Parasta on kokonaisuus. Se, miten laadukkaat saippuat ja paperit, annostelijoiden design ja siihen päälle itse Tork Vision Siivous -järjestelmä yhdessä luovat toimivan kokonaisuuden. Sellaista konseptia ei saa mistään muualta, Helenius kiteyttää.