Poikkeusaikana isännöinnissä korostuu sujuva yhteistyö

Yhteistyökyky koronapandemian aikana on noussut toistuvasti isännöitsijä Johannes Halmevuon mieleen. Jos hänellä ei sitä olisi ollut, moni hanke olisi jäänyt toteuttamatta.

– Onnistumisen edellytys on tehdä taloyhtiöiden hallitusten kanssa yhteistyötä. Tavoitteenamme on auttaa asukkaita ja osakkaita. Silloin ei saa mennä sormi suuhun, Aavatalo Oy:n toimitusjohtaja toteaa.

Halmevuo on auttanut taloyhtiöiden hallituksia ja osakkaita päätöksenteossa, muun muassa sähköisten yhtiökokousten järjestämisessä. Korona-aikana moni taloyhtiö muutti kokouskäytännöt osittain digitaaliseksi. Hyvät kokemukset antavat olettaa, että kokoukset pidetään jatkossakin hybridimuodossa, eli osallistujat osallistuvat kokouksiin sekä paikan päällä että etäyhteyksin. 

Aavatalo hyödyntää kokouksissa Microsoft Teamsin ohessa uutta sähköistä äänestysjärjestelmää Hejmoa. Se oli varalla päätöksenteossa isossa peruskorjaushankkeessa, joka on parhaillaan tekeillä Aavatalon isännöimässä Asunto Oy Fredrikinkatu 71:n kiinteistössä. 

Korjaushanke käynnistyi poikkeusajasta huolimatta

Etutöölöläiseen rakennukseen oli kertynyt aimo määrä korjausvelkaa, ja osakkaat antoivat vihreää valoa taloyhtiön hallituksen ehdotuksille. Fredrikinkatu 71 päätettiin modernisoida. Se ei ole mikään pikkujuttu 1920-luvulla valmistuneessa talossa, jossa jokainen asunto on yksilöllinen. Muutostyöt on suunniteltava asuntokohtaisesti. 

– Kiinteistöön tehdään linjasaneeraus. Vesijohdot, viemärit, sähköt ja märkätilat uusitaan. Lämmitysjärjestelmä tasapainotetaan. Koko kellarikerros uusitaan, Halmevuo luettelee.

Hankesuunnittelu alkoi vuonna 2018. Sitä seurasivat toteutussuunnittelu 2019 ja vuonna 2020 urakan kilpailutus. Vuoden 2020 lopulla urakka käynnistyi. Urakan valmistumista odotellaan 2022 alussa.

Peruskorjaushankkeen yhteydessä taloyhtiö otti selvää kiinteistön energiatehokkuudesta ja mahdollisesta energiamuodon muutoksesta. Maalämpö ei tullut kysymykseen, koska tontille ei saa rakentaa riittävästi kaivoja. Selvitysten perusteella taloyhtiö päätyi muun muassa lämmönsiirtimien uusintaan ja lämmitysjärjestelmän tasapainotukseen. Hankkeelle saatiin Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARAn myöntämä energia-avustus.

Projekti on edennyt tiiviissä yhteistyössä isännöitsijän ja taloyhtiön välillä. 

– Olemme pitäneet suunnittelukokouksia ja selvittäneet muun muassa lisäsuunnittelun tarvetta. Projektin kustannusten seuranta, myös lisä- ja muutostöiden osalta, on toiminut hyvin Johanneksen johdolla, kertoo taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Laura Finne-Elonen.

Hankkeen toteutuspäätökset on tehty taloyhtiön osakkaiden kanssa hyvässä yhteisymmärryksessä.

Nopeampaa äänestämistä

Isojen korjaushankkeiden suunnittelu vaatii huolellista valmistelua niin taloyhtiöiden hallituksilta kuin isännöitsijältä. Aavatalolla on teknistä osaamista ja kykyä hyödyntää erityyppisiä rahoitusmekanismeja, joilla voidaan auttaa taloyhtiötä rahoittamaan kalliit hankkeet. 

Lauttasaarelainen taloyhtiö päätti rakennuttaa lisäkerroksen rahoittaakseen linjasaneerauksesta syntyvät kustannukset. Arabianrannassa sijaitseva taloyhtiö puolestaan myi tontistaan rakennusoikeutta, mistä syntyi tulovirtaa niin ikään putkiremonttiin. 

Päätöksiä on siis mahdollista tehdä myös poikkeusaikoina. Olennainen osa onnistumista on hankkeiden huolellinen valmistelu ja kokousten jouheva läpivienti. Hejmo Oy:n operatiivinen johtaja Jussi Alamäki on havainnut isoja eroja kokouskäytännöissä; valmiudet etäkokousten järjestämiseen vaihtelevat paljon. Joskus tarvitaan intensiivistä valmistelua, jotta kokoukset saadaan toteutettua sujuvasti. Sähköinen äänestys säästää aikaa.

– Ei tarvita ääntenlaskijoita eikä äänestyslappuja. Hejmon avulla voidaan järjestää suljettu äänestys ja käyttää painotettuja äänimääriä. Kokousta ei tarvitse myöskään keskeyttää ääntenlaskun ajaksi, Alamäki kuvaa. 

Selainpohjaista Hejmoa on sovellettu taloyhtiöiden kokousten ohella laajasti myös muidenkin organisaatioiden ja yritysten kokouksissa. Kentältä on kuulunut hyvää palautetta: sähköistä äänestysjärjestelmää on helppo käyttää.