Perustietoihin täytyy panostaa

Aceno Oy:n Kai Joukaisen mukaan yritysten tulee kiinnittää toiminnanohjaus- ja logistiikkaprojekteissa erityishuomiota perustietojen virheettömyyteen ja järjestelmän kehitysmahdollisuuksiin. 

^{TEKSTI | TUOMAS I. LEHTONEN   KUVA | LASSE SIMPANEN}

Aceno Oy:n toimitusjohtaja ja yritysarkkitehti Kai Joukaisen mukaan toiminnanohjaus- (ERP) ja logistiikkajärjestelmäprojekteissa perustietojen oikeellisuus on kaikki kaikessa. Perustietojen tarve onkin määriteltävä huolella ja mahdollinen hyödyttömäksi jäänyt tietoaines tulee joko poistaa tai arkistoida. 

– Tuotetieto, esimerkiksi painot, volyymit ja prosessien ohjaustiedot, ovat keskeisin polttoaine toiminnanohjausjärjestelmälle. Jos tässä polttoaineessa on roskia, moottori alkaa yskiä ja lopulta hyytyy. Myös toimittajaa ja asiakasta koskevien perustietojen on oltava aina oikein, Joukainen toteaa. 

Järjestelmäprojektia käynnistettäessä perustietojen tarve määritellään aina tapauskohtaisesti yrityksen liiketoimintaprosessien perusteella. Toiminnanohjausjärjestelmään kirjatut perustiedot ohjaavat yrityksen kaikkia prosesseja hankinnasta varastointiin sekä tilauksista toimituksiin ja laskutukseen analytiikkaa unohtamatta. Virheellinen perustieto voi pahimmillaan pysäyttää prosessien välisen tietovirran sekä aiheuttaa katkoksia yrityksen toimintaan. 

– Perustietojen ollessa oikein end-to-end-prosessit toimivat halutulla tavalla ja liiketoimintaa voidaan kehittää kestävästi. Virheellinen tietoaines aiheuttaa prosessiin virheitä ja viivästyksiä sekä hidastaa yrityksen kykyä reagoida ja ennustaa tulevaa. 

Joukainen lisää, että virheellisestä tietoaineksesta johtuvista ongelmista aiheutuu ylimääräistä selvittelytyötä sekä virheiden korjaustarvetta, ja nämä puolestaan lisäävät yrityksen kuluja. Siitä myös syntyy helposti lumipalloilmiö, jonka korjaaminen voi viedä pitkään. 

Ketterä kehitys luo kilpailuetuja 

Joukainen suosittelee miettimään huolella myös uuden järjestelmän kehittämis- ja laajennusmahdollisuudet, jotta sama järjestelmä palvelisi yritystä ketterästi seuraavat 10–15 vuotta. Seuraavien vuosien aikana logistiikassa yleistyvät robotiikka- ja IoT-ratkaisut niin fyysisen tavaran siirtelyn kuin datankin käsittelyssä. 

Joukainen muistuttaa, että hankintavaiheessa on tärkeää miettiä järjestelmien roolit sekä ydintoiminnallisuudet. Pilviratkaisuilla voidaan täydentää ydintoiminnallisuutta, erottautua kilpailijoista sekä luoda jopa uutta liiketoimintaa. 

– Yrityksen liiketoimintastrategia ja visio täytyy ottaa huomioon järjestelmän suunnittelussa. Erityisesti kaupan ala muuttuu nyt valtavan nopeasti digitalisaation edetessä ja kuluttajakäyttäytymisen muuttuessa. Myös logistiikassa tulisi uskaltautua tekemään kokeilevaa ja ketterää järjestelmäkehitystä, jotta emme jäisi maailmanlaajuisessa kehityksessä muiden jalkoihin. 

Joukainen on kehittänyt järjestelmäarkkitehtuuria Pohjoismaissa ja Baltian maissa toimiville logistiikkayrityksille jo pari vuosikymmentä. Aceno Oy:n hän perusti vuosi sitten huomattuaan, että markkinasta puuttui suurista järjestelmätoimittajista riippumaton arkkitehtipalvelu. 

Aceno tukee järjestelmää hankkivaa asiakasyritystä sekä toimii tulkkina asiakkaan ja järjestelmätoimittajan välillä. Acenon asiakaskuntaan kuuluvia asiakkaita ovat esimerkiksi vähittäis- ja tukkukaupat sekä teollisuusyritykset. 

– Aceno on riippumaton, kotimainen IT-toimija kasvavan logistiikan pääkaupungista, Lahesta! Toimimme asiakkaamme kumppanina järjestelmäarkkitehtuurin suunnittelussa ja konsultoimme toimitusketjun ohjauksen, eli SCM:n, haasteissa, Joukainen kertoo. 

Aceno tekee konsultointia pääsääntöisesti SAP-asiakkuuksiin sekä IT-toimittajille. Yritys on myös SAP:n virallisen Partner- Edge-ohjelman jäsenyritys.