Paperisten kuittien käsittelystä eroon M2-ohjelman avulla
Kulu- ja matkalaskuprosessin kehittäminen ei kiinnosta yrityksiä, vaikka oikeilla valinnoilla voitaisiin säästää huomattavasti aikaa ja rahaa.
TEKSTI JA KUVA | VISMA
Yritysten kulu- ja matkalaskuprosessi on usein työläs ja aikaavievä sekä matkustajille että hallinnolle, mutta sen kehittäminen on harvoin yritysten prioriteettilistan kärjessä. Laskujen käsittelyyn kuluva kokonaisaika hämärtyy helposti, sillä prosessi on usein jakautunut eri puolille organisaatiota.
– Tuotantoprosessit syynätään usein viimeisen päälle: mistä säästetään millisekunti aikaa tai prosentti materiaalia. Kulu- ja matkalaskuprosessia ei pidetä bisneskriittisenä, joten sen kehittämisen hyötyjä ei nähdä. Yrityksille voi tulla yllätyksenä, kuinka paljon aikaa käytetään asioihin, jotka voitaisiin automatisoida, kertoo M2:n tuotepäällikkö Jani Vertanen.
Kulu- ja matkalaskujen käsittely on edelleen hyvin manuaalista työtä, joka kuormittaa taloushallinnon työntekijöitä.
– Kuuden paperisen kuitin käsittely vastaa yhden tunnin työaikaa, kun vastaava määrä sähköisten kuittien käsittelyä veisi vain seitsemän minuuttia. Jokainen organisaatio voi määrittää yhdelle työtunnille hinnan ja laskea, kuinka paljon sähköiseen kuittiin siirtymisellä säästettäisiin.
Kohti täysautomaatiota
Kulu- ja matkalaskujen käsittelyssä eletään tällä hetkellä murroksen aikaa. Kuittien käsittelyyn on jo olemassa edistynyttä teknologiaa: yritysten välillä kulkevaa, täysin sähköistä kuittia eli eKuittia on valmisteltu 10 vuotta.
Jatkossa paperisia kuitteja ei enää tarvitse kuvata tai skannailla, vaan kuitin tiedot siirtyvät ostopaikasta sähköisesti yrityksessä käytössä olevaan matkalaskujärjestelmään.Esimerkiksi M2-matkalaskujärjestelmä pystyy jo vastaanottamaan eKuitteja. Kuitenkin vain harva ostopaikka pystyy vielä toimittamaan sähköistä kuittidataa järjestelmiin, joissa kulu- ja matkalaskuja käsitellään.
– Tässä on muna vai kana -ongelma. Tarvitsemme lisää organisaatioita ottamaan eKuitin käyttöön, jotta he voivat vastaanottaa kuittidataa sähköisessä muodossa matkalaskujärjestelmään. Ostopaikkoja on kuitenkin vaikea saada mukaan toimittamaan sähköistä kuittidataa, koska eKuittia käyttäviä organisaatioita on vielä hyvin vähän, Vertanen pohtii.
Muutosta asiaan saattaisi vauhdittaa valtion tai EU:n tasoinen lainsäädäntö, joka velvoittaisi yritykset toimittamaan kuitit sähköisessä muodossa.
– eKuitin yleistyessä organisaatiot alkavat kohdistamaan ostoja niihin paikkoihin, jotka pystyvät toimittamaan kuitin suoraan kulu-tai matkalaskujärjestelmään. Silloin verkostosta poisjääminen tarkoittaa menetettyä liikevaihtoa. Sama ilmiö nähtiin, kun paperisista lounasseteleistä siirryttiin mobiilisovelluksiin: jos ravintolassa ei pysty maksamaan sovelluksella, asiakkaat siirtyvät paikkoihin, joissa se on mahdollista, Vertanen havainnollistaa.
Tulevaisuudessa koko kulu- ja matkalaskuprosessi aina laskun luomisesta hyväksyntään ja maksatukseen asti voidaan automatisoida lähes kokonaan, mikä tuo entistä enemmän säästöjä yrityksille.
Helppoutta ja nopeutta liikematkojen hallinnointiin
Rautatierakentamisen asiantuntija
