Millainen on toimisto, johon palaamme?

Arkkitehtitoimisto Tengbomin asiantuntijat uskovat, että tulevaisuuden toimistojen on sopeuduttava uusiin työnteon malleihin ja tarjottava joustavia, helposti muunneltavia tiloja.

Yksi asia on käynyt selväksi niin työnantajille kuin työntekijöille: ihmisillä on tarve kuulua yhteisöön ja he kaipaavat kanssakäymistä muiden ihmisten kanssa. Koronapandemia sysäsi kansakunnat etätöihin, ja uuteen työskentelymalliin myös opittiin. Kotitoimistosta on tullut monelle varsinaisen toimiston jatke. 

– Työnantajien on mietittävä tulevaisuudessa, miten he järjestävät kotitoimiston olosuhteet työntekijälleen, sanoo arkkitehtitoimisto Tengbomin suunnittelujohtaja Petrus Laaksonen.

Hänkin on työskennellyt pandemia-aikana keittiöpöydän ääressä. Toimistoja kuitenkin tarvitaan, vain vaatimukset saattavat muuttua. 

– Tilanne on aina kiinni toimialasta ja firmasta sekä työtehtävistä, toteaa Tengbomin toimitusjohtaja Susanna Sucksdorff.

Arkkitehdit tarvitsevat kiistatta toimiston. Yhteisissä tiloissa voi kysäistä helposti vieressä istuvalta kollegalta neuvoa ja seurata sivusilmällä omien projektien rinnalla muiden projekteja ja oppia niistä. Toimistossa voi toisin sanoen edistää omaa osaamista päivittäisessä kanssakäymisessä muiden kanssa. Kotitoimistossa voi sen sijaan ajautua ammatilliseen eristykseen.

Silti entiseen ei ole palaaminen edes toimistojen suunnittelun asiantuntijan Tengbomin kohdalla. Sucksdorffia kiinnostaakin palavasti, millaiseen toimistoon ihmiset haluavat tulla. Sitä hän aikoo kysyä heiltä itseltään. 

– Olemme käynnistäneet suunnittelukilpailun omalle henkilöstölle, millainen meidän toimistomme on ensi syksynä. Kesäkuussa meillä on tiimipäivä, jossa mietimme, mikä on työskentelyssä uusi normaali. 

Se kiinnostanee muitakin. Etätyöt ovat tulleet jäädäkseen, uskovat Sucksdorff ja Laaksonen, mutta eivät toimistotkaan häviä. Niiden on kylläkin sopeuduttava uusiin työnteon malleihin ja tarjottava joustavia, helposti muunneltavia tiloja. Esimerkiksi monitilatoimistoista löytyy otolliset puitteet toimivaan pandemianjälkeiseen työskentelyyn.

Lisää houkuttelevuutta

Monitilatoimistot koostuvat monenlaisista tiloista, jotka on suunniteltu erityyppisiin tehtäviin. On hiljaisia nurkkauksia ja yhteisiä tiloja. Näin siis on alun perin ainakin ajateltu. Toteutus on usein vaatimattomampi. 

– Suurin osa uusista toimistoista on käytännössä katsoen avokonttoreita, joissa on kiva sohvaryhmä. Moni miettiikin, missä on turvallisempaa työskennellä: toimistossa vai kotona, Sucksdorff toteaa. 

Tämä murtaa ajattelua. Jos oma koti onkin turvallisempi paikka, niin mitä toimisto sitten tarjoaa? Työkavereita, lounaan? Minkä vuoksi sinne olisi kiva mennä?

Sitä on pohtinut myös Tengbomin ruotsalainen emofirma. Ruotsalaiskollegojen tekemien havaintojen mukaan toimistoilla tulisi olla samoja houkuttelevuuskoukkuja kuin esimerkiksi kahviloilla, joissa monet ihmiset ovat tottuneet työskentelemään – oman lempibaristan häärätessä taka-alalla. 

Ruoka ja juoma – yhteinen ruokailu saman pöydän ääressä – ovat tulevaisuuden vetonaula. Kun ennen toimistosta lähdettiin ulos lounaalle, vastaisuudessa toimitaan päinvastoin: toimistoon lähdetään lounaalle. Jos laadukasta murkinaa ei ole tarjolla omasta takaa, sopivaa lounaspaikkaa voi etsiä toimiston ympäristöstä, jossa tarjonta on yleensä runsaampaa kuin kotikulmilla, saati omassa keittiössä. Ylös on noustava ja paikkaa vaihdettava aika ajoin.  

– Vastapaino on tärkeää. Se piristää työntekoa ja koko elämää, Laaksonen sanoo.

Selväksi houkuttelevuustekijäksi on noussut myös työpaikan sijainti. 

– Jo nyt näkee, mikä rooli sijainnilla ja hyvillä liikenneyhteyksillä on. Työpaikalle pitää päästä helposti. Periferia on hankala paikka, jos sinne pääsee vain yksityisautolla, Sucksdorff toteaa.

Enemmän erillisiä tiloja

Tilavuokra on monille yrityksille merkittävä menoerä, ja moni aprikoikin, voisiko toimistotiloja pienentää. Ennen työntekijää kohti laskettiin 20 neliömetriä, mutta viime vuosina määrä on laskenut siitä puoleen.  

– Toimistolla on tyypillisesti korkeintaan 80 prosenttia henkilöstöstä, loput ovat esimerkiksi asiakastapaamisssa. Ja nyt kun moni tekee töitä kotoa, houkutus on iso vähentää työpisteiden määrää entisestään, jolloin tulee vieläkin ahtaampaa. Tosiasiassa tarvitsemme enemmän tiloja, kun ihmiset palaavat töihin, toimitusjohtaja visioi.

Suunnittelujohtaja on samaa mieltä: maksimaalisen tiiviiseen toimistoon ei ole enää paluuta. 

– Kommunikaatiota tulee olemaan toimiston sisällä ja entistä enemmän toimistosta ulospäin. Näkisin, että avotilat tullaan jäsentelemään pienemmiksi ryhmiksi, on vetäytymistiloja ja ryhmätiloja. Teams-kokouksille ja vastaaville on oltava sellaisia tiloja, etteivät ne häiritse muita, Laaksonen luettelee.

Tengbom joutuu tekemään uudelleenjärjestelyjä ensitöikseen omassa toimistossaan. Jo nyt esimerkiksi ovella suljettavat tilat ovat koko ajan varattuina. 

Uutta ovat niin sanotut hybriditilat, joissa osa henkilöstöstä on läsnä paikan päällä ja osa etänä digitaalisen teknologian välityksellä. Vuorovaikutuksen tarve ei ole kadonnut: jo nyt jotkut saattavat pitää etätöissä Teams-sovellusta auki monta tuntia päivässä saadakseen työn tuoksinassa mahdollisuuden esittää kysymyksiä kollegoilleen. 

Teknologiasta on hyötyä myös toimistojen käyttöasteen maksimoimisessa. Kun työntekijä haluaa palata toimistolle tavatakseen kollegansa, hänen täytyy varmistaa, että kyseinen kollega on todella paikalla.

– Teknologian avulla voidaan mahdollistaa kohtaamiset ja varmistua esimerkiksi käytettävissä olevista tiloista. Melutaso ja etenkin ilmanlaatu kiinnostavat, sillä ne vaikuttavat terveyteen ja hyvinvointiin. Kännykästä voidaan tarkastaa, missä on vaikkapa vapaa neukkari ja vapautuiko se viisi minuuttia vai kaksi tuntia sitten, Sucksdorff kuvailee.

TOSIASIASSA TARVITSEMME enemmän tiloja, kun ihmiset palaavat töihin. 

Toimisto luo identiteetin

Koronapandemia osoitti monelle yritykselle, että työ ei ole sidottu paikkaan tai työpisteeseen. Työntekijät voivat palata osittain toimistoon, mutta he voivat työskennellä myös muualla, esimerkiksi yhteistyökumppanin tai asiakkaan tiloissa. Silloin olisi fiksua, että sopivia tiloja olisi tarjolla.

– Isoimmissa toimistotaloissa työskentelee useita toimijoita, eikä jokaisessa toimistotilassa täydy olla kaikkea. Osa tilasta, esimerkiksi aula, voisi olla kaikkien käytössä, jolloin tiloille saadaan parempi käyttöaste, Laaksonen toteaa.

Yrityksellä itsellään voisi vaihtoehtoisesti olla joustotiloja, joissa pääkonttorin kollega tai matkan takaa saapunut asiakas voi jäädä työskentelemään loppupäiväksi yhteisen palaverin jälkeen. 

Pääkonttoria ei joka firmassa välttämättä edes ole, vaan yrityksen toiminnot on siroteltu eri puolille kaupunkia. Kyseinen ilmiö ei toimi joka toimialalla, ei esimerkiksi Tengbomissa. Arkkitehtitoimisto työllistää Suomessa kolmisenkymmentä henkeä ja rekrytoi pandemian aikana useita uusia työntekijöitä.

– Rekrytoiminen on ollut esimiehenä haastavaa. Tapaamme toimiston sijaan Teamsissa. Nyt meillä on uusia ihmisiä, jotka eivät ole tavanneet vielä kaikkia työntekijöitämme. Uudet tekijät unohtuvat helposti koteihinsa, mikä on todellinen riski. Siksi haluamme ihmiset toimistolle. Emme suoritusta valvoaksemme, vaan jotta heille tulisi kokemus, että tämä toimisto olemme me, Sucksdorff painottaa.

Tuore tutkimus tukee havaintoa toimistojen yhteen liimaavuudesta. Tulosten mukaan kahvitaukoja pitävät ihmiset ovat 10–15 prosenttia muita tuottavampia.