Järjestelmä, joka mullistaa liikkuvan työn ohjauksen

Lukuisiin eri järjestelmiin pirstaloitunut rutiinien hallinta syö tehoa monen liikkuvan työn ammattilaisen arjesta. Kun useista palasista koostettuja, yrityksen tarpeita heikosti palvelevia toiminnanohjausratkaisuja paikataan vielä paperilapuille tehdyillä kirjauksilla, ajetut kilometrit ja tehdyt työtunnit päätyvät harvoin laskulle asti. 

Lokakuussa 2021 lanseerattu EasyOpp ratkoo kenttätyön hallinnan haasteita tekemällä toiminnanohjauksesta nimensä mukaisesti iisin operaation. HeiMaTec Oy:n kehittämä, liikkuvan työn ammattilaisille suunniteltu kokonaisratkaisu kokoaa tavallisesti monen tunnuksen takaa löytyvät palvelut yhdelle alustalle. 

– EasyOpp sisältää muun muassa tilausten- ja työmaanhallinnan, työajanseurannan, laskutuksen, varastoinnin, paikannuksen, kalustonhallinnan sekä Extranet-tilausportaalin, perustaja ja operatiivinen johtaja Marko Heinonen luettelee.

Koko työnhallinnan ketjun digitalisoiva järjestelmä mukautuu erikokoisten yritysten yksilöllisiin prosesseihin ja kasvutavoitteisiin kameleonttimaisella tavalla: jos asiak-
kaan tarvitsemaa ominaisuutta ei ole järjestelmässä valmiina ja siitä voidaan ajatella olevan apua muille, ominaisuus otetaan työn alle.

– Asiakkailla on paljon hyvin samanlaisia haasteita töiden ja tilausten hallinnoimisessa. Asiakasta kuuntelevalla kehitysmallilla pystymme toivottavasti auttamaan useampia samanlaisten ongelmien kanssa painivia yrityksiä ja myös monistamaan hyvät kehitysideat, myyntijohtaja Teemu Toivanen taustoittaa EasyOppin joustavaa ja asiakaslähtöistä toimintatapaa.

Keskitetty ratkaisu säästää asiakkaan aikaa ja rahaa 

Kun aiemmin useasta järjestelmästä koostunut, tehoton kokonaisuus vaihdetaan yhteen helppokäyttöiseen ja keskitettyyn palveluun, toiminnanohjaukseen käytettävät työtunnit ja kulut putoavat Heinosen ja Toivasen mukaan jopa 30 prosentilla. Säästöjä selittää kirjanpidon ja rahankierron tehostumisen sekä laskutuksen ja työaikatietojen automatisoimisen lisäksi polttoaineen kulutusseuranta, jonka tärkeys on korostunut etenkin nyt, kun polttoaineiden hinnat ovat kivunneet poikkeuksellisen korkealle.

– Kun ajotapaa voidaan mitata, yrittäjä voi esimerkiksi pisteyttää kuskeja ja palkita taloudellisimmin ajavat, Toivanen mainitsee.

Myös helposti kalliiksi käyvät virheet on helppo välttää, kun mikään työvaiheista ei jää puuttuvien tai vaikeakäyttöisten järjestelmien takia muistin varaan. 

– Keikka voidaan laskuttaa heti, kun se on kuitattu järjestelmään tehdyksi. Tieto valmiista keikasta siirtyy rajapintojen kautta suoraan taloushallintojärjestelmiin, minkä ansiosta kaikki tulee varmasti laskutettua ja rahan kierto nopeutuu, Heinonen kuvailee.

Työturvallisuuden osalta EasyOpp keskittyy erityisesti työtapaturmien ennaltaehkäisemiseen. Asiakasyritykset voivat lisätä mobiilisovellukseen muun muassa perehdytys-, ympäristönsuojelu- ja turvallisuusohjeita sekä oman turvallisuuskäsikirjansa. Esimerkiksi työkoneiden ja työvaiheiden riskikohtiin liittyvillä tarkistuslistoilla on tärkeä rooli onnettomuuksien ehkäisemisessä. Jos jotain kaikesta huolimatta sattuisi, se, että vaaroja on pyritty todistetusti havainnoimaan ennen työn aloittamista helpottaa asioiden selvittämistä ja toiminnan parantamista.

Käyttöönotto jopa viikossa

EasyOppin käytön helppous ulottuu myös järjestelmän käyttöönottoprosessiin. Siinä missä monia muita järjestelmiä saa odottaa useista kuukausista vuoteen saakka, EasyOppin toiminnanohjauksen peruspalvelu nostetaan pystyyn tavallisimmin 1–2 viikossa. 

– Projektipäällikkö vetää koko projektin asiakkaalle avaimet käteen -periaatteella. Käyttöönottoprosessi alkaa määrittelypalaverilla ja etenee seuraavaksi testiympäristön kehittämiseen. Kun asiakas on hyväksynyt testiversion, siirrymme tuotantovaiheeseen, Heinonen valottaa käyttöönottoa.

Yhteistyö jatkuu palvelun toimittamisen jälkeen oman yhteyshenkilön ja asiakkuuspäällikön kanssa pidettävissä ohjauspalavereissa, joissa asiakkaat voivat tuoda esiin matkan aikana syntyneitä lisäpalvelutarpeita. Asiakkuuspäällikön tehtävänä on kontaktoida kaikki asiakkaat säännöllisesti ja kuunnella heitä.

– Emme koskaan jätä asiakasta pärjäämään uuden palvelun kanssa, vaan olemme hyvin proaktiivisia asiakaspalvelussamme, kiteyttää Toivanen.

---

Kun Marko Heinonen teki töitä EasyOppin kilpailijoilla, hän törmäsi jatkuvasti samaan ongelmaan: asiakas ehdotti toiminnanohjauspalveluun pientä, oman yritystoimintansa kannalta tärkeää parannusta, mutta kehitysidea jätettiin toteuttamatta. 

Heinonen halusi luoda tilalle helppokäyttöisen, kaikki toiminnanohjausjärjestelmän osat yhteen kokoavan ratkaisun, joka mukautuu erilaisten ja erikokoisten kenttätyötä tekevien yritysten tarpeisiin. Hän toi ajatuksensa asiakkaiden tarpeiden mukana räätälöitävästä palvelusta silloisen yhteistyökumppaninsa tietoon, mutta idea kuopattiin. 

Tuhansien kuljetus-, maanrakennus- ja kiinteistönhuoltoyritysten kanssa 15 vuoden aikana työskennellyt Heinonen tiesi, että uudenlaiselle toiminnanohjauspalvelulle on huutava tarve. Hän päätti hypätä yrittäjän rooliin, jotta pääsi toteuttamaan ideansa itse.

– Aloimme kehittää palvelua uusien yhteistyökumppaneiden kanssa pikkuhiljaa. Julkaisimme ensimmäisen myyntiversion noin vuoden kehittämisen jälkeen, ja ensimmäiset asiakkaat aloittivat tammikuussa 2022, Heinonen kertaa vuonna 2020 perustetun HeiMaTec Oy:n ja sen rakentaman toiminnanohjauspalvelun, EasyOppin, tarinaa.

Jatkuvaa tuotekehitystä 

Päätös yrityksen perustamisesta ja järjestelmän kehittämisestä kannatti, sillä kasvu on ollut huimaa. 

– Teemme tänä vuonna noin 1,5 miljoonan euron liikevaihdon, mikä tarkoittaa noin nelinkertaista lukemaa edelliseen vuoteen verrattuna, myyntijohtajana ja Heinosen liikekumppanina vuodesta 2021 alkaen toiminut Teemu Toivanen kertoo.

– Kaikki, mitä jää viivan alle, menee tuotekehitykseen. Haluamme olla markkinoiden paras, hän jatkaa.

Kehitystyötä ohjaa ajatus asiakkaiden toiveiden kuuntelemisesta. Kaikki järjestelmään tälläkin hetkellä työstettävät ominaisuudet ovat lähtöisin asiakkaiden tarpeista.

– EasyOpp mukautuu asiakkaiden prosesseihin eikä toisinpäin. 

Avoin kulttuuri tukee kasvua

Jatkuvan kehitystyön ja vuosikymmenien kokemuksen lisäksi EasyOppin menestystä selittää Heinosen ja Toivasen mukaan eri alojen huippuosaajista koostuva työyhteisö ja kumppaniverkosto. Yhden miehen firma on kasvanut kahdessa vuodessa 23 henkilön tiimiksi, jossa on mukana muun muassa tuotekehityksen, myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun ammattilaisia. Tuotekehityksessä yrityksen kumppanina toimii jyväskyläläinen Pinja Digital Oy, markkinointia tehdään helsinkiläisen Truly Agencyn kanssa.

– Haemme koko ajan esimerkiksi projektipäälliköitä ja myyjiä, kertoo Heinonen.

Työyhteisöä kuvaa Heinosen ja Toivasen mukaan ”hyvällä tavalla erikoinen yhteishenki” ja halu tehdä asiat erottuvalla tavalla. 

– Kokeilemme rohkeasti uutta ja teemme markkinointia pilke silmäkulmassa, Toivanen kuvailee.

Avoimuus ja matala organisaatiorakenne helpottavat innovatiivisten päätösten tekemistä. Siksi työyhteisön jäsenet pidetään kartalla tuotekehityksen vaiheista, joihin kaikilla on myös mahdollisuus vaikuttaa.