Henkilöstön tarpeet huomioon

Henkilöstöalan konsultointiin erikoistuneen HR Plus Oy:n toimitusjohtaja Markus Tainan ja partneri Saara Siltalan mukaan ulkoistusprosesseissa mitataan organisaation arvot. Muutosten läpiviennin rinnalla on tärkeää osoittaa aitoa työntekijöistä välittämistä. 

– Kyseessä on suuri muutos niin palveluntarjoajan riveihin siirtyville kuin yritykseen jääville työntekijöille. Muutoshetkellä henkilöstö voi kokea asian pahana ja pelottavana. Pidemmällä aikavälillä muutos voi kuitenkin osoittautua positiiviseksi. Uusi työnantaja on erikoistunut ulkoistettavaan toimialueeseen, joten sen prosessit saattavat olla ulkoistavaa yritystä toimivammat ja koulutusmahdollisuudet henkilöstölle aiempaa paremmat, Taina toteaa.

Onnistumiset eivät kuitenkaan tapahdu itsestään. Taina painottaa yritysten toimenpiteiden merkitystä prosessin onnistumisessa. 

– Jos ulkoistuksessa ei panosteta ihmisiin ja heidän hyvinvointiinsa, seurauksena voi olla suuri henkilöstön vaihtuvuus, palvelutason lasku ja haasteita liiketoiminnassa.

Ei oikotietä ulkoistamiseen

Tainan ja Siltalan mukaan hallitussa ulkoistusprosessissa edetään tietyn mallin mukaisesti. Ensin määritellään ulkoistettava toiminto. Sen jälkeen valitaan palveluntarjoaja ulkoistuskumppaniksi, koostetaan tasokas informaatioaineisto palveluntarjoajalle sekä neuvotellaan siirtyvien työntekijöiden oikeuksista ja työehdoista. 

– Kaikki lähtee ulkoistuksen hyötyjen ja riskien huolellisesta arvioinnista sekä ulkoistettavan henkilöstön tai yksikön tarkasta määrittelystä. On tärkeää, että ulkoistamisen perusteet ovat selkeät ja oikeudenmukaiset. Palveluntarjoajaa valittaessa tulee hinnan ohella kiinnittää huomiota myös osaamiseen, kyvykkyyteen ja tapaan, jolla yritys huolehtii henkilöstöstään, Taina sanoo.

Kun palveluntarjoaja on valittu, tulee sille valmistella seikkaperäinen dokumentaatio siirtyvistä palveluosista ja anonymisoidut tiedot henkilöstöstä. Tämä on työläs mutta tärkeä vaihe prosessissa. 

Ennen siirtymävaihetta ulkoistuksen integrointi on suunniteltava ja toteutettava huolella. Siltala korostaa ulkoistukseen sisältyvien vastuualueiden selkeää määrittelyä sekä kommunikaatiota asiakasyrityksen ja palveluntarjoajan välillä. Olennaisen tärkeää on myös huolehtia siirtyvien työntekijöiden integroinnista palveluntarjoajan työyhteisöön.

– Työntekijät on perehdytettävä huolellisesti uuden yrityksen toimintatapoihin, prosesseihin ja kulttuuriin. Tarvitaan myös vahvaa tukea muutosvaiheen hahmottamiseen. Työntekijäthän käytännössä vaihtavat työnantajaa, vaikka työtehtävät, toimipiste ja kollegat saattavat pysyä samoina, Siltala toteaa.

Siltalan mukaan intergraatiovaiheessa johdon ja esihenkilöiden rooli korostuu. Keskeistä on varmistaa työntekijöiden riittävä tiedonsaanti, ylläpitää hyvää työilmapiiriä ja huolehtia työntekijöiden yksilöllisestä tuesta. 

– Johtajilta ja esihenkilöiltä vaaditaan siirtymävaiheessa erityistä osaamista ja herkkyyttä. Kommunikaatio, lähijohtaminen ja esihenkilöille tarjottava tuki korostuvat. Ulkoistusprosessiin liittyvää kipuilua ei saa kieltää tai tukahduttaa. Henkilöstön kielteiset tuntemukset on käsiteltävä ja avoimet kysymykset selvitettävä, Siltala kertoo.

KANNATTAA VALITA kokenut ulkoistuspartneri, jolla on myös kykyä empatiaan. 

Osaamista ja resursseja

Ulkoistuksissa HR-osaajien tehtävänä on huolehtia ihmisistä ja siirtyvistä työprosesseista. Jos tarvittavaa HR-osaamista ei löydy omasta takaa tai yrityksen omia henkilöstöasiantuntijoita ei voida kiinnittää tehtävään 6–12 kuukauden ajaksi, kannattaa projektiin siinä tapauksessa hankkia ulkopuolinen HR-kumppani. 

– Kannattaa valita ulkoistushankkeista kokemusta hankkinut partneri, jolla on myös kykyä empatiaan. Konsultin omakohtainen kokemus ulkoistavassa organisaatiossa toimimisesta on plussaa. Kansainvälisessä ympäristöissä tarvitaan luonnollisesti kansainvälistä kokemusta. Referensseihin tutustuminen auttaa itselle sopivimman HR-kumppanin löytämisessä, Taina sanoo.

Tainalla on kokemusta kansainvälisistä, yli 30 maassa käydyistä IT-ulkoistuksista. Hänen ja Siltalan lisäksi HR Plus Oy:ssä työskentelee kuusi HR-ammattilaista.

– Tiimillämme on laajaa kokemusta ulkoistuksista sekä yrityskaupoista ja niiden jälkeisestä integroinneista isojen suomalaisten yritysten kanssa, Taina kertoo.