Esihenkilöt jaksamisen äärirajoilla

Seminaarissa luennon pitänyt johtamisen professori Alf Rehn peräänkuuluttaa johtajilta rohkeutta ja armoa hankalien päätösten edessä.

Pitkiä työvuoroja ilman taukoja, työsähköpostin päivystämistä vapaa-ajalla ja töiden tekemistä vuosilomalla. Kaupan alan esihenkilöiden työhyvinvointia kartoittavien kyselyiden tulokset ovat puhuneet karua kieltä esihenkilöiden kuormituksesta jo pitkään. 

Huoli esihenkilöiden kasvavasta työtaakasta eteni vuoden 2020 työehtosopimusneuvotteluissa Kaupanalan esimiesliitto KEY ry:n, Palvelualojen ammattiliitto PAM ry:n ja Kaupan liiton yhteiseksi Kaupan alan esimiesten työhyvinvointi -hankkeeksi. Hankkeen keskeisenä tavoitteena on ollut löytää konkreettisia keinoja edistää kaupan alalla esihenkilötyötä tekevien työn hallintaa ja työstä palautumista sekä selkeyttää työ- ja vapaa-ajan välistä rajanvetoa.

– Työmarkkinajärjestöjen yhteinen hanke nojaa ajatukseen siitä, että asioita voidaan viedä vahvemmin eteenpäin yhdessä. Asiat eivät muutu vain määräyksiä muuttamalla, vaan tarvitaan myös käytännön ratkaisuja. Näiden ratkaisujen löytäminen on ollut hankkeen keskeinen tavoite, tiivistää Palvelualan ammattiliitto PAMin puheenjohtaja Annika Rönni-Sällinen.

Kaupan alan esimiesten työhyvinvointi -hanke on osa hallituksen TYÖ2030-ohjelmaa. Hallitus valmistelee eduskunnan käsittelyyn myös kaupan tulevaisuusselontekoa. Hanke huipentui lokakuussa Helsingissä järjestettyyn hankeseminaariin, jossa kuultiin kaupan esihenkilöiden kokemuksien ja ratkaisuehdotuksien lisäksi asiantuntijapuheenvuoroja muun muassa johtamisen professori Alf Rehniltä ja filosofi Frank Martelalta. 

Kasvava työtaakka on iso haaste työhyvinvoinnille

Hankeseminaarissa läpikäydyn TYÖ2030-hankekyselyn tulokset osoittavat, että kaupan alalla kytee tarve korjausliikkeelle. Esihenkilöiden työhyvinvointi on vakavasti vaakalaudalla ja jo valmiiksi suuri työkuorma on kasvanut entisestään koronapandemian aikana.

– Yli 30 prosenttia TYÖ2030-hankekyselyyn vastanneista kertoi olevansa joko aivan loppu tai kokevansa oman jaksamisen loppuvan pian. Kyse on hälyttävän suuresta määrästä ihmisiä, kertoo Kaupanalan esimiesliitto KEY ry:n puheenjohtaja Riitta Nordman. 

KEY:n ja PAMin elokuussa 2020 toteuttamaan esimiesbarometriin vastanneista kaupan alan esihenkilöistä puolet kertoi oman jaksamisensa olleen koetuksella koronapandemian aikana. Tilanne ei näytä helpottuneen vuoden kuluessa: 66,3 prosenttia vastasi koronan vaikuttavan työssä jaksamiseen myös vuonna 2021.

– Kyselyiden perusteella näyttää siltä, että työn määrä on kasvanut, mutta henkilöstöä ei ole lisätty. Myös lomautukset ja sairauspoissaolot lisäävät työtaakkaa, ja työskentely vuosiloman aikana on valitettavan yleistä, Rönni-Sällinen listaa.

Työ kuormittaa myös kotona

Uusien viestintäkanavien takia työ seuraa lähes kaikkia kaupan alan esihenkilöitä kotiin. Jopa 90 prosenttia KEY:n ja PAMin esimiesbarometriin syksyllä 2021 vastanneista kertoi seuraavansa työhön liittyviä ryhmäkeskusteluita pikaviestipalveluissa työaikansa ulkopuolella. Esihenkilöiden kokemat odotukset tavoitettavissa olemisesta hämärtävät merkittävästi työn ja vapaa-ajan rajaa.

– Esihenkilöillä on tunne, että heidän odotetaan olevan aina tavoitettavissa, kertoo Kaupan liiton työmarkkinajohtaja Anna Lavikkala.

Keskeinen keino hillitä työn valumista vapaa-ajalle on työnantajan tehostama työajanseuranta myös vapaa-ajalla ja selkeät linjaukset. Korkeimman oikeuden tuoreen ennakkoratkaisun mukaan työnantajan tulee olla selvillä myös työntekijän omista ylitöistä. Seuranta on tällä hetkellä vähäistä, eivätkä kaikki esihenkilöt ole varmoja heille asetetuista, työaikaa koskevista vaatimuksista.

– Työn kuormittavuutta ei seurata tarpeeksi, vaikka työnantajan velvollisuus seurata työntekijöidensä ylitöitä on kirjattu lakiin. Työnantajan tulisi olla tässä enemmän mukana ja viestiä selkeästi esihenkilöiden oikeuksista, Nordman toteaa. 

Myös Rönni-Sällinen peräänkuuluttaa parempia seurannan malleja ja uusia keinoja, jotka antaisivat esihenkilöille lisää mahdollisuuksia omaan työaikaan vaikuttamiseen.

– Esimerkiksi korona-aikana kuormitusta lisänneiden sijaisjärjestelyiden selkeyttäminen ja mahdollistaminen toisi helpotusta esihenkilöiden työajan hallintaan. Esihenkilöille tulee antaa lupa olla tavoittamattomissa työajan ulkopuolella.

Lisääntyneen etätyön ja uusien viestintäkanavien aiheuttamat haasteet työ- ja vapaa-ajan rajaamiselle on laajamittainen ongelma, joka on nostettu esiin myös Euroopan parlamentissa. Säännöt eivät ole selkeitä ja moni kokee viestien seuraamisen pakolliseksi. Tammikuussa hyväksytty lakialoite antaisi työntekijöille oikeuden olla tavoittamattomissa työajan ulkopuolella ilman kielteisiä seurauksia. 

KESKENERÄISYYS tulee hyväksyä, koska kaupan alalla työt eivät lopu kesken.

Muutos vaatii rohkeutta

Kaupan alan esimiesten työhyvinvointi -hankkeen päätösseminaarissa johtamisen paradokseista luennoinut professori Alf Rehn painottaa vaikeiden asioiden ääneen sanomisen ja liiasta varovaisuudesta luopumisen tärkeyttä ongelmien ratkaisemissa. 

– Suomalaisen johtajuuden suurin synti on varovaisuus. Suomalainen johtaja yrittää tehdä kaiken oikein ja on samalla huolissaan siitä, tekeekö työnsä tarpeeksi hyvin. Vaikeissa tilanteissa asioiden annetaan ennemmin olla sen sijaan, että tehtäisiin riskialttiilta tuntuvia päätöksiä, Rehn kuvailee.

Kaupan alan esihenkilöiden työhyvinvoinnin parantamiseksi tarvitaan uusien käytäntöjen uudistamista ja omaksumista – eikä se ole aina helppoa. Ylemmältä johdolta edellytetään esimerkin näyttämistä ja selkeitä linjauksia tilanteisiin, jotka eivät ole välttämättä tuttuja johtamisen oppikirjoista. Tässä johtajuus myös punnitaan.

– Hyvä johtajuus ei ole reseptin seuraamista, vaan harkitsemista ja reflektointia. Hyvä johtaja toimii, vaikkei tarjolla olisi valmista mallia tai reseptiä, Rehn jatkaa.

Myös luottamusmiehenä työskentelevä Nordman uskoo ylemmän johdon näyttämän esimerkin ja selkeiden ohjeiden vaikutukseen. Hän kertoo, että Osuuskaupassa lomalle jääville esihenkilöille laaditut, ensimmäistä kertaa tänä vuonna käytössä olleet ohjelistat ovat saaneet hyvää palautetta.

– Niinkin yksinkertaisilla asioilla kuin esimerkiksi sillä, että lomansa aloittava esihenkilö saa ohjeet sähköpostin sulkemiseen ja laskutuksen siirtämiseen tuuraajalle on valtava merkitys. Moni esihenkilö kiitti tästä ja kertoi kokeneensa olevansa oikeasti lomalla ensimmäistä kertaa vuosiin. On siis tärkeää paitsi viestiä esihenkilöille heidän oikeudestaan toimia siten, etteivät työt valu vapaa-ajalle, myös varmistaa oikeasti riittävät henkilöstöresurssit.

Rohkeus käydä keskustelua ja tehdä vaikeita valintoja nousi esiin myös seminaarissa käydyssä paneelikeskustelussa, jossa painotettiin puhumisen tärkeyttä. Kaupan alan johdolla on tärkeä tehtävä uudenlaisen, puhumiseen kannustavan yrityskulttuurin rakentamisessa. Esihenkilöiden kuormittuneisuus tulee johdon tietoon vain puhumalla.

Lupa rajojen asettamiselle tarvitaan myös itseltä

Kun työsähköposti kulkee taskussa mukana kotiin ja työn määrä lisääntyy, on työpäivää helppo jatkaa kotona. Siksi esihenkilöiden rohkeus jättää asioita tekemättä on jaksamisen kannalta tärkeää. Keskeneräisyyden hyväksymisestä puhui myös seminaarissa paremmasta elämästä ja työelämän hallinnasta luennon pitänyt filosofi Frank Martela. 

Koska työt eivät lopu kaupan alalla kesken, on keskeneräisyyden hyväksyminen välttämätöntä. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi päätöstä olla vastaamatta sähköposteihin tietyn kellonajan jälkeen. 

Kaupan alan esimiesten työhyvinvointi -hankkeessa mukana olleet työmarkkinajärjestöt ovat yhtä mieltä siitä, että hanke avasi väylän tärkeälle keskustelulle ja muutoksen tekemiselle. Vaikka hanke päättyy näillä näkymin vuoden 2021 lopussa, matka kohti inhimillisempää työkulttuuria jatkuu.

– Tässä on kyse myös alan vastuullisuudesta ja hyvästä työnantajuudesta, Lavikkala muistuttaa.