Digitalisaatio tehostaa kiinteistönhallintaa

Sähköistä kiinteistönhallintaa voi verrata mobiili- ja verkkopankkiin. Visma Real Estate Oy:n Product Manager Timo Varis ja Business Development Director Mikko Hyvärinen huomauttavat, että siinä missä pankit tuovat kaikki palvelunsa yhdelle verkkosivustolle tai sovellukseen, digitaalinen kiinteistönhallinnan järjestelmä tarjoaa työkalut kiinteistön johtamiseen ja arkitoimintojen pyörittämiseen. Esimerkiksi asukas- ja osakasviestintä, hallinnollinen isännöinti, kiinteistön huolto- ja ylläpitotoiminnot sekä kiinteistön taloushallinta ja raportointi voidaan toteuttaa yhdellä järjestelmällä.

Kiinteistönhallinnan digitalisoinnin keskeinen etu on Variksen ja Hyvärisen mukaan toiminnan tehostuminen. Järjestelmää voidaan käyttää ajasta ja paikasta riippumatta niin mobiililaitteella kuin tietokoneellakin. Tiedot syötetään järjestelmään kertaalleen, ja ne tallentuvat varmasti sekä tietoturvallisesti yhteen paikkaan. Kertakirjausperiaate parantaa tiedon laatua ja vähentää virheitä. Data on myös reaaliaikaisesti kaikkien tietoja tarvitsevien henkilöiden hyödynnettävissä. 

– Digitaalisuus tuo toimintaan kaikkien osapuolten näkökulmasta läpinäkyvyyttä. Esimerkiksi järjestelmän kautta vikailmoituksen tai palvelupyynnön jättänyt asukas pystyy seuraamaan, miten hänen asiansa etenee, Varis kertoo. 

Helpotusta arkeen

Tampuuri on Suomen tunnetuin kiinteistönhallinnan järjestelmä. Se on käytössä jo 110 000 kiinteistössä. Tampuurilla hallinnoiduissa kiinteistöissä asuu, harrastaa tai työskentelee yli kaksi miljoonaa suomalaista. Tampuuria käyttävät erityisesti isännöintitoimistot ja vuokrataloyhteisöt, mutta asiakaskuntaan kuuluu myös lukuisia julkishallinnon laitoksia, kuntia, kiinteistöjen suuromistajia, huoltoyhtiöitä, yrityksiä ja yhdistyksiä.

Tampuuri tuo tehoa ja helppoutta kiinteistöalan ammattilaisten arkeen poistamalla monia manuaalisia työvaiheita. Esimerkiksi taloyhtiön osakkaat kirjaavat muutostyöilmoituksensa suoraan järjestelmään ja muutostyötä koskeva päätösprosessi tapahtuu kokonaisuudessaan Tampuurissa. 

Hyvä esimerkki järjestelmän mahdollistamasta toimintojen automatisoinnista on myös vuokrataloyhteisöjen vuokrausprosessi. Kun asukas irtisanoo vuokrasopimuksensa sähköisesti, Tampuuri vie vuokra-asuntoilmoituksen Etuovi- ja Vuokraovi-palveluihin. Asunnon hakemus- ja tarjousvaiheet, vuokrasopimusten sähköinen allekirjoittaminen sekä asunnon kuntotarkastus voidaan toteuttaa sähköisesti. Jotkut Tampuuria käyttävät vuokrataloyhteisöt ovat automatisoineet myös avainten luovutuksen. 

Kiinteistöalan ammattilaisten ohella Tampuurista hyötyvät kuitenkin myös kiinteistöjen käyttäjät. 

– Tampuuri mahdollistaa joustavan viestinnän ja sähköisen asioinnin eri sidosryhmien välillä. Esimerkiksi taloyhtiön osakkaat ja asukkaat voivat tehdä järjestelmän avulla helposti palvelupyyntöjä ja olla yhteydessä isännöitsijän asiakaspalveluun. He pystyvät myös tarkastamaan reaaliaikaisen vastiketilanteensa ja energiakulutustietojaan asukas- ja osakassivujen kautta, Hyvärinen kertoo.

Järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön vaiheittain

Tampuuri-järjestelmä koostuu yli 50 tuotemoduulista. Lisäksi siihen voidaan integroida avointen rajapintojen avulla muita järjestelmiä, kuten toiminnanohjaus- ja palautejärjestelmiä sekä kiinteistönhuoltoyhtiöiden järjestelmiä. Ohjelmistokokonaisuuden laajuuden vuoksi Varis ja Hyvärinen suosittelevat järjestelmän vaiheittaista käyttöönottoa.

– Tampuuri on helpointa ottaa käyttöön kolmessa tai neljässä erässä, jolloin koko järjestelmä saadaan käyttöön noin vuoden sisällä. Järjestelmän teknisen käyttöönoton ohella myös työtapoja tulee muuttaa, mikä vaatii organisaatiossa muutosjohtamista. Suosittelemme aloittamaan käyttöönoton teknisestä ylläpidosta. Sen jälkeen Tampuuriin voidaan siirtää vuokra- tai vastikemaksut ja kiinteistön taloushallinto. Viimeisessä vaiheessa aletaan hyödyntää sähköisen asioinnin työkaluja, Hyvärinen neuvoo.

Varis ja Hyvärinen painottavat helppoa käyttöönottoa. Visma Real Estate Oy:n projektipäällikkö vastaa käyttöönottoprosessin toteuttamisesta avaimet käteen -mallilla ja ammattitaitoiset kouluttajat antavat asiakkaan edustajille koulutuksen Tampuurin jouhevaan käyttöön.