Automaatiolla tehokkuutta juridisiin prosesseihin

Monet lakialan raskaat toimintamallit ovat pysyneet samana sukupolvien ajan, vaikka teknologia synnyttää innovaatioita. Suomen johtava legal tech -yritys automatisoi juridisia prosesseja ja uudistaa toimialaa.

^{TEKSTI | PEKKA SÄILÄ   KUVA | TAPIO AUVINEN}

Teknologian kehitys ja tekoälyn mahdollistamat innovaatiot muokkaavat jatkuvasti yritysmaailman toimintamalleja. Lakialalla monet perinteiset toimintatavat ja jähmeät prosessit ovat kuitenkin säilyneet tähän päivään saakka, vaikka muu maailma ympärillä digitalisoituu koko ajan enemmän ja enemmän.

Tyypilliset lakialaa työllistävät prosessit sisältävät tunnetusti valtavat määrät läpi kahlattavia pieniä, mutta oleellisia, juridisia yksityiskohtia.

– Asiantuntijatyössä on nykyisin osattava hyödyntää myös teknologiaa kaiken muun osaamisen tukena, kertoo Citrus Solutions Oy:n toimitusjohtaja Saara Perho.

Perho korostaa, että lakialalla tähän ei suinkaan riitä se, että IT-asiantuntija kutsutaan paikalle toteuttamaan järjestelmä omilla ja teknologian ehdoilla. 

– Yrityksemme kantavana ajatuksena onkin tarjota vankka lakialan tuntemus ja tämän päivän digitaaliset ratkaisut yhdessä ja samassa paketissa.

Citrus Solutionsilla on peräti 18 vuoden kokemus teknologian hyödyntämisestä sekä julkisen että yksityisen puolen prosessien kehittämisessä.

Juridiset pullonkaulat auki

Perhon mielestä lakialan asiantuntijoiden kannattaa lähteä pienistä asioista liikkeelle ja tunnistaa tarkasti ne pullonkaulat, jotka vievät juridisissa työprosesseissa tarpeettomasti työaikaa. Tämän jälkeen on helpompaa kartoittaa sekä lakialaa että teknologiaa tuntevan asiantuntijan kanssa, mitä kaikkia eri työnteon prosesseja voidaan lopulta automatisoida ja siten tehostaa.

Pahimmillaan asiantuntijalta on saattanut kulua dokumenttien selaamiseen ja lukemiseen lukuisia työpäiviä. Kun raskaampia käytäntöjä sujuvoitetaan, voidaan manuaalinen asioiden tarkistus siirtää vain yhden napin painalluksen päähän.

– Kun Citrus Solutionsin kehittämälle Tarkastus Robotille syötetään esimerkiksi tietosuoja-asioihin liittyvää juridiikkaa, oppii robotti lainsäädännön salat ja kiemurat nopeasti sekä pystyy tarkastamaan satojen asiakirjojen tiedot vain muutamassa minuutissa, Citrus Solutionsin strateginen johtaja Taina Koskinen kertoo.

Koskinen korostaa, että teknologia ei saa määrittää hyväksi havaittuja toimintatapoja, vaan sen on pikemminkin oltava apuna oman asiantuntemuksen hyödyntämisessä. Kysymys on ennemminkin oman kokemuksen ja asiantuntemuksen saamisesta tehokäyttöön, samalla kun robotti käy aikaisemmin aikaa vieneet rutiinitarkistukset hetkessä läpi.

Koskisen mukaan Citrus Solutionsin strategiana on ollut kehittää juridiikan automatisointia täysin eri näkökulmasta kuin mitä perinteiset järjestelmäntoimittajat yleensä tekevät.

– Olemme tehneet valtavat määrät tuotekehitystä, jotta teknologia on saatu soveltumaan juridisiin ja hallinnollisiin tarpeisiin. Meillä on myös kunkin asiakkaan käytössä tiimi, jossa ovat mukana Legal Tech -asiantuntija, Legal Designer sekä kehittäjä, Koskinen lupaa.

Robotti pystyy tarkastamaan satoja asiakirjoja vain muutamassa minuutissa. 

Citrus Solutionsin strateginen johtaja Taina Koskinen

Yrityksen tarpeet selville pilottiprojektin avulla

Lakialan asiantuntemusta ja teknologista osaamista yhdistämällä voidaan käytettävä ohjelmisto muotoilla sellaiseksi, että siitä hyötyvät myös ne työntekijät, joilla ei ole juridista taustakoulutusta.

– Robotiikalla toteutettu tietopääoma myös säilyy talossa erityisasiantuntijoiden ja henkilöstön käytössä, eikä katoa minnekään, kun konsultointiprojekti on tehty, Perho tähdentää.

Citrus Solutionsilla on parhaillaan käynnissä pilottiprojekteja lakirobotin käytöstä. Myös uusia asiakkaita ja kumppaneita otetaan kehitystyöhön jatkuvasti mukaan.

– Mukaan pääsee nopeasti, eikä siitä aiheudu merkittäviä kustannuksia. Robotin koekäyttö on
helppoa ja se on heti otettavissa hyötykäyttöön. Pilotin avulla asiakkaat voivat varmistua siitä, että järjestelmän käytöstä on selkeää, mitattavaa hyötyä.