Apotti tuo asiakkaan keskiöön

Apotti on suunniteltu sujuvoittamaan sote-alan ammattilaisten työtä sekä kansalaisten asiointia.

Helsingin yliopistollinen sairaala eli HUS, Helsingin ja Vantaan kaupungit sekä useat pienemmät Uudenmaan kunnat ovat kehittäneet Apotti-tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmää vuodesta 2012 lähtien. Vuonna 2015 järjestelmän kehittäminen, siirrettiin HUS:in ja kuntien yhdessä perustamalle Oy Apotti Ab:lle. Kehitystyön tuloksena Apotista on rakentunut kaikki alueen erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon toimijat yhdistävä järjestelmäkokonaisuus. 

Oy Apotti Ab:n toiminnan kehittämisjohtaja Antti Iivanaisen mukaan Uudenmaan sote-organisaatioilla oli aiemmin käytössään satoja erillisiä tietojärjestelmiä, jotka eivät keskustelleet keskenään. Palveluiden tuottamisen kannalta oleellinen tieto oli hajallaan ja ammattilaisten oli vaikea tehdä yhteistyötä yli organisaatiorajojen. HUSin ja kuntien tavoitteena oli luoda ekosysteemi, jonka ytimenä olisi yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Ekosysteemiä voitaisiin laajentaa joustavasti innovatiivisilla järjestelmillä ja integraatioilla. Jo nyt Apottiin on tehty lähes 120 integraatiota.

– Ekosysteemi on integroitu yhtenäiseksi kokonaisuudeksi niin, että tietojen yhteiskäyttö järjestelmien
välillä onnistuu lain mahdollistamassa laajuudessa. Oy Apotti Ab:n 600 ammattilaisen ohella kehittämistyöhön on osallistunut yli 5 000 HUSilla ja omistajakunnissa työskentelevää sote-alan ammattilaista.

ANALYTIIKAN AVULLA voimme seurata väestön hyvinvointia kattavasti.

Hoidosta ennaltaehkäisyyn

Apotin avulla sote-organisaatiot voivat hyödyntää olemassa olevaa tietoa tehokkaammin, mitata palvelujensa vaikuttavuutta paremmin ja kehittää toimintaansa systemaattisemmin. Tämä parantaa palvelujen laatua ja asiakas- ja potilasturvallisuutta sekä tuo merkittäviä taloudellisia säästöjä. Esimerkiksi lääkitysvirheiden ja turhien, päällekkäisten tutkimusten riski vähenee, kun potilastiedot ovat kaikkien asiakasta hoitavien tahojen saatavilla. 

– Tehokkaan tiedolla johtamisen ja hoitamisen myötä voimme tarjota oikea-aikaisesti kokonaisvaltaisia ja laadultaan standardoituja palveluja, jotka vastaavat tarkasti asiakkaiden tarpeisiin. Jatkuva mittaaminen mahdollistaa toimenpiteiden sekä hoitopolkujen vaikuttavuuden arvioinnin. Lisääntyvä tieto antaa eväitä jatkuvaan oppimiseen ja resurssien fiksumpaan kohdentamiseen, Iivanainen toteaa.

Pidemmällä aikavälillä Apotti auttaa sote-toimijoita keventämään palvelurakenteita ja palvelemaan asiakkaita nopeammin. Iivanaisen mukaan tavoitteena on, että toiminnassa voidaan siirtyä yhä enemmän ongelmien ja sairauksien hoidosta ennaltaehkäisevään toimintaan sekä asiakkaiden itsehoidon tukemiseen. Tällainen toimintatapa on välttämätön palvelutarpeen kasvaessa jatkuvasti esimerkiksi ikääntymiseen liittyen. 

Iivanainen painottaa, että Apotti ei ole pelkästään tietojärjestelmämuutos vaan jatkuva toiminnan muutos, jota tietojärjestelmä tukee. Muutoksen toteuttaminen on haastavaa niin työntekijöille kuin johdolle, mutta sen avulla sote-ala pystyy vastaamaan nykyisiin ja tulevaisuuden haasteisiin.

– Digitaalisten työkalujen ja analytiikan avulla voimme seurata väestön hyvinvointia kattavasti ja kohdentaa palveluja esimerkiksi riskiryhmille. Olemme jo pilotoineet kotihoidossa olevien Covid 19 -potilaiden voinnin seurantaa. Asiakkaiden voinnistaan täyttämien toistuvien tietojen perusteella voimme seurata itsehoitoa ja tarvittaessa järjestää asiakas tehostetun hoidon piiriin. Tällaisilla sovelluksilla voimme parantaa hoidon tasoa sekä laajentaa palvelun saatavuutta, mutta samalla kuitenkin keventää hoitojärjestelmän kokonaiskuormitusta, Iivanainen kertoo.

Iivanainen muistuttaa, että Apotin tuottaman tiedon hyödyntämisessä ollaan vasta alkutaipaleella. 

– Meillä on vielä paljon opittavaa ja kehitettävää sekä Apotti-järjestelmän toiminnoissa että tiedon hyödyntämisen osaamisessa.

Apotti-järjestelmä on suunniteltu sekä sote-alan ammattilaisten että kansalaisten käyttöön. Helsinkiläisille Apotti tulee tutuksi lähinnä Maisa-asiakasportaalin kautta. Maisassa sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakkaat voivat muun muassa tehdä ajanvarauksia, nähdä laboratorio- ja kuvantamistutkimustensa tulokset sekä asioida toisen puolesta. Maisa toimii myös asiakkaiden ja sote-ammattilaisten viestintäkanavana. Asiakasportaalin kautta on mahdollista täyttää lomakkeita ja hakemuksia, kirjata seurantatietoja sekä vastata sote-ammattilaisen toimittamiin testeihin ja oirekyselyihin. Järjestelmän antaa mahdollisuudet myös videovastaanottojen ja -tapaamisten järjestämiseen.

Tiedot paremmin saataville

Apotin käyttöönotto aloitettiin HUS-illa vuonna 2018. Sittemmin järjestelmä on otettu käyttöön Vantaan kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluissa ja kaikissa HUSin sairaaloissa. Huhtikuun lopulla Apotti otettiin laajasti käyttöön Helsingin kaupungin terveys- ja päihdepalveluissa. 

Helsingin kaupungin terveys- ja päihdepalvelujen johtaja Leena Turpeinen ja päihdepalvelujen päällikkö Pia Pulkkinen pitävät yhden järjestelmän käyttöön siirtymistä erittäin tärkeänä uudistuksena. Sen avulla voidaan parantaa yhteistyötä erikoissairaanhoitoa järjestävän HUSin kanssa.

– Asiakkaidemme on jatkossa helpompi löytää tarvitsemansa palvelut ja olla meihin yhteydessä. Samalla ammattilaisten yhteistyö yli organisaatiorajojen tehostuu, kun tietojen saavutettavuus paranee. Erityisesti useita eri palvelujamme käyttävät asiakkaat saavat jatkossa kokonaisvaltaisempaa palvelua ja heidän potilasturvallisuutensa paranee, Turpeinen toteaa. 

Turpeisen mukaan Helsingin kaupungin terveys- ja päihdepalveluiden tavoitteena on integroida sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut tiiviimmin yhteen ja uudistaa samalla palvelutarjontaa. Tässä kehitystyössä digitaalisilla työkaluilla on keskeinen rooli. 

– Apotti tekee toiminastamme systemaattisempaa ja yhdenmukaisempaa. Järjestelmä edellyttää, että keskeiset toimenpiteet kirjataan rakenteisessa muodossa. Näin mitattavissa olevaa dataa syntyy koko ajan ja voimme tarkastella toimenpiteiden vaikuttavuutta laajemmin. Apotin älykkäät sovellukset ohjaavat ja tarvittaessa myös muistuttavat ammattilaisiamme asiakaskohtaisten hoitotoimenpiteiden toteuttamisessa, Turpeinen sanoo.

– Aiemmin asiakkaiden hoitotavoitteet ja heidän käytössään olevat palvelut on kirjattu vapaana tekstinä, joten datan laajamittaisempi vertailu ei onnistunut. Nyt voimme analysoida suuria datamääriä anonyymisti. Tulevaisuudessa pystymme esimerkiksi tarkastelemaan, miten erilaiset taustamuuttujat ovat vaikuttaneet päihteiden ongelmakäytön syntymiseen ja miten asiakkaiden käyttämät eri sosiaali- ja terveyspalvelut ovat edistäneet hoitotavoitteiden saavuttamista, Pulkkinen tarkentaa.

Rakenteisen tiedon keräämistä varten Apottiin on rakennettu asiakas- ja potilasprosesseja noudattavia työnkulkuja. Ammattilaiset voivatkin tehdä kirjaukset järjestelmään helposti asiakastyön lomassa. 

Apotin käyttöönotto on ollut erityisen merkityksellinen muutos päihdepalveluissa, jossa osa palveluihin liittyvistä kirjauksista on tehty aiemmin manuaalisesti. Pulkkinen kuvailee muutosta siirtymiseksi ruutupaperilta lentokoneen ohjaamoon.

– Apotin räätälöintimahdollisuuden avulla voimme muokata järjestelmän toimintoja omiin tarpeisiimme. Palveluidemme matalan kynnyksen saavutettavuus on ollut aina vahvuutemme. Apotin sähköisten kanavien kautta pystymme jopa entisestään madaltamaan tuota kynnystä. Järjestelmän verkostokarttatoiminnolla voimme osaltaan tehostaa läheisverkoston kanssa tehtävää yhteistyötä päihdeongelmaisen asiakkaan hoidossa, Pulkkinen kertoo.

Pulkkisen ja Turpeisen mielestä Apotin käyttöönotto on sujunut muutoksen suuruus huomioiden hyvin. HUSilta ja Vantaan kaupungilta saatuja tietoja voitiin hyödyntää käyttöönoton valmistelussa. Koko henkilöstö sai luonnollisesti myös koulutuksen Apotti-järjestelmän käyttöön.