Älykäs toimisto, sujuva työpäivä

Joustava työympäristö palvelee yhtä aikaa sekä työnantajaa, työntekijää että vierailijaa. Ricohin älykäs toimisto taipuu vaivattomasti eri tarpeisiin. 

TEKSTI helen partti | kuva patrik pesonen

Miltä tuntuu astua neuvotteluhuoneeseen ja todeta, että korkeatasoinen teknologia antautuu käytettäväksi yhdellä klikkauksella? Eikö kallisarvoista aikaa tuhraannukaan tekniikan kanssa temppuiluun tai siihen, että on selattava manuaaleja tai kutsuttava paikan päälle IT-tuki?

Kun toimisto on suunniteltu älykkääksi, asiat eivät takkuile ja koolle kutsutut voivat keskittyä olennaiseen: työskentelyyn tai vaikkapa kokouksen pitoon. 

Ricoh Finland Oy on erikoistunut innovatiivisiin toimistoratkaisuihin, jotka se pystyy skaalaamaan kansallisen pienyrityksen tarpeista aina kansainvälisen suuryrityksen tarpeisiin. Direct Sales Director Riikka Sissonen istuu etähaastattelussa tavallisen näköisessä neuvotteluhuoneessa, mutta mielikuva hämää. Neukkari on osa älykästä toimistoa, johon on yhdistetty lukuisia digitaalisia toimintoja. 

– Täällä on interaktiivinen näyttö ja digitaalinen kanvas. Voimme kommentoida esityksiä kosketusnäytöllä läsnä ja etänä, lisätä esitykseen tekstiä ja taulukoita sekä muokata luovasti samoja dokumentteja yhtä aikaa monessa eri toimipisteessä neuvottelun aikana. Ääni ja kuva välittyvät kaikille selkeästi tekoälyn avustamasta videoneuvottelujärjestelmästä, Sissonen luettelee. 

Älykkään toimiston ominaisuuksia on helppo hyödyntää. Sissonen kertoo, että jokaiselle yritykselle löytyy sopivia IT-infraan helposti integroitavia ratkaisuja.

Parempi käyttökokemus

Sama toimisto näyttäytyy hyvin erilaisena työntekijän, työnantajan ja vierailijan silmin. Älykkään toimiston ideana on vahvistaa jokaisen käyttäjän toimitilakokemusta. Vierailijalle voidaan varata parkkipaikka kokouskutsun yhteydessä, vierailusta kirjautuu automaattinen paikallaoloilmoitus, ja vierailija saa perillä kulkukortin taloon. 

Työnantaja arvostaa sitä, että voi seurata toimitilojen käyttäjiä tietoturvallisesti, ja toimittaa työntekijälleen vaikkapa tietokoneen lukittuun lokerikkoon ja olla varma siitä, että se päätyy oikean henkilön käyttöön. Työntekijän päivää kohottaa muun muassa se, että hän voi varata hyvissä ajoin työpisteen haluamastaan paikasta, joka voi olla varsinaisella työpaikalla tai toisessa toimipisteessä jopa eri maassa.

– Toimivat ratkaisut ovat työntekijälle helpottava elämys. Hän voi ajatella, että olipas helppoa käyttää neuvotteluhuoneen tekniikkaa, kun liityin palaveriin toisella puolella maailmaa olevan tiimin kanssa.

Data ohjaa tilojen käyttöä

Erityyppiset älykkäät toiminnot sisältyvät Ricohin suunnittelemiin tilanhallintapalveluihin. 

– Tilojen ja tekniikan on toimittava, kun on asiakaspalaveri tai vaikkapa katsaus pörssitilanteeseen. Minäkin tulin tähän huoneeseen vain minuutti ennen haastattelun alkua. Kutsuin järjestelmän palaveriin ja liityin. Kaikki kamerat ja mikrofonit toimivat.

Älykäs toimisto vähentää ympäristökuormitusta ja tukee dataa hyödyntävää johtamista. Se välttää turhaa virrankulutusta laitteissa, jotka eivät ole käytössä. Sensorit keräävät reaaliaikaista dataa tilojen käyttöasteesta. Datan perusteella yritys voi tehdä johtopäätöksiä tilantarpeesta. Työnantaja voi myös vaikuttaa ennakoivasti henkilöstönsä terveyteen tilaamalla ylimääräisen siivouksen tiloihin, joissa kokoustaa monta ryhmää peräjälkeen.